FUNGSI SURAT

FUNGSI SURAT

Selain sebagai alat komunikasi, surat memiliki fungsi berikut:

1.       Tanda bukti tertulis yang otentik.

Surat merupakan bukti “hitam diatas  putih” dan dapat menyimpan rahasia. Misalnya, surat perjanjian, surat nikah, akte kelahiran, surat wasiat,dll.

2.       Alat pengingat

Kemampuan manusia untuk mengingat  sangatlah terbatas, terlebih lagi dalam aktivitas yang rumit dan kompleks. Dokumen tertulis yang diarsip dengan baik akan berfungsi sebagai alat pengingat apabila sewaktu-waktu diperlukan.

3.       Dokumen historis

Surat menjadi dokumentasi bersejarah yang mampu memberikan gambaran mengenai kejadian-kejadian masa lalu, misalnya Supesemar.

4.       Pedoman kerja

Surat dapat dilakukan sebagai pedoman dalam melakukan suatu pekerjaan tertentu. Misalnya, surat perintah, surat kuasa, dan surat keputusan

5.       Jaminan keamanan

Selembar surat mampu memberikan jaminan keamanan kepada seseorang. Misalnya, surat keterangan jalan akan memberikan jaminan keamanan kepada seseorang dalam suatu perjalanan.

6.       Utusan atau duta organisasi

Surat berfungsi sebagai duta organisasi yang mampu mencerminkan  citra, mentalitas, jiwa, dan kondisi internal organisasi yang bersangkutan.

7.       Dasar penilaian dan keputusan

Surat merupakan salah sati dasar penilaian dan pengambilan keputusan. Misalnya, surat rekomendasi, surat keterangan, dan surat dalam bentuk laporan.

8.       Sebagai barometer kegiatan organisasi

Kegiatan organisasi disebarkan kepada pihak internal dan eksternal melalui surat. Dengan demikian, intensitas kegiatan organisasi dapat diukur dari frekwensi surat-menyurat.

9.       Alat untuk menumbuhkan sikap saling pengertian dan menghindari kesalahpahaman.

Surat tidak disusun dengan baik bisa menimbulkan kekacaauan. Namun, melalui surat pula saling pengertian dapat ditumbuhkan dan kesalpahaman dapat terhindari.

10.   Sarana meningkatkan kerja sama dengan pihak lain

Karena kerja sama dengan pihak lain akan terjalin lebih kuat dengan adanya surat. Arus surat-menyurat dengan pihak lain bisa menunjukan eratnya kerja sama dalam upaya mencapai tujuan organisasi.