Jenis-Jenis Arsip

Bentuk arsip bisa beragam, tidak hanya berupa lembaran kertas dan tulisan seperti yang kerap dianggap oleh kebanyakan orang, tetapi di sebagian besar kantor, arsip juga berupa surat atau dokumen berbentuk lemberan kertas, Saat ini, bentuk arsip tidak hanya lembaran data yang diturnpuk dalam satu tempat menjadi satu (arsip konvensional), tetapi sudah berkembang dalam bentuk softcopy (disimpan dalam bentuk CD, video, kaset, atau flashdisc). Arsip yang seperti ini disebut dengan arsip elektronik. Berikut ini jenis-jenis arsip :

Berdasarkan Fungsi

Menurut fungsi dan kegunaannya, arsip dapat dibedakan menjadi:

(a) Arsip dinamis, 

yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam  perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran.

(b) Arsip statis, 

yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, aan atau penyelenggaraan aamlnlstrasl perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. 

Ciri ciri Arsip dinamis :

Arsip masih aktualn dan berkas secara langsung diperlukan dan dipergunakan

Senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsi

1.  Arsip aktif

2.  Arsip semi aktif

3.  Arsip in aktif

Arsip Berdasarkan Media

1.  Arsip berbasis kertas / konpensional arsip

2.  Arsip pandang dengar / audio visual

3.  Arsip karto grafik / arsitektural

4.  Arsip elektronik

Berdasarkan Nilai Guna

Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas:

a. Nilai guna primer yaitu :

               Nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip.

Nilai guna primer meliputi: 

Nilai guna administrasi yaitu : nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip. 

Nilai guna hukum yaitu : arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.

Nilai guna keuangan yaitu : arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.

Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu :  arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan. 

b. Nilai guna sekunder yaitu : 

             Nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional.

Nilai guna sekunder, juga meliputi:

Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/isntansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu.

Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan lembaga/instansi penciptanya.  

Berdasarkan sifat

Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas :

Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasian surat-surat.

Arsip terbuka, yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum.

Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya

Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas :

Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip), atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu. 

Arsip pemerintah, yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia).

Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus, karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan.

Berdasarkan Keasliannya

Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas:

1.  arsip asli,

2.  arsip tembusan,

3.  arsip salinan, dan

4.  arsip petikan.

Berdasarkan Subyeknya

Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai macam, misalnya: Arsip keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip Pendidikan, Arsip Pemasaran, Arsip Penjualan, dan sebagainya. 

Arsip Menurut Subjek atau Isinya

Contoh dari arsip ini adalah :

arsip keuangan, seperti laporan keuangan, bukti pembayaran, bukti pernbelian, surat perintah mernbayar, dan claftar gaji;

atau arsip kepegawaian, seperti data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, dan surat pengangkatan pegawai

Nilai Guna Arsip

Fungsi dan Nilai Guna Arsip 

Setelah kita mengetahui bahwa pengertian arsip ini adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis sedangkan peranan arsip itu sendiri adalah sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi. Maka untuk lebih jelasnya peranan arsip ini erat hubungannya dengan fungsi dan nilai guna arsip (Maulana, 1991 ;10). 

Fungsi Arsip 

Fungsi arsip menurut Pasal 2 Undang-undang No. 7 tahun 1971 dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu : 

a.  Arsip Dinamis 

Arsip Dinamis adalah arsip yang diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan adinistrasi Negara. Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip yang masih digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Selanjutnya arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dibedakan menjadi : 

• Arsip Aktif adalah arsip-arsip yang masih dipergunakan bagi kelangsungan kerja. Jadi, arsip ini masih ada di tempat-tempat unit pengelola dalam masa transisi antara aktif dan in-aktif. 
• Arsip Semi Aktif adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun dalam masa transisi antara arsip aktif dan arsip in-aktif. 
• Arsip in-aktif atau arsip semi statis adalah arsip-arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari. 

Baca: Prosedur Kearsipan Sistem, Penyimpanan Arsip, Pemeliharaan,  Pengamanan, Penyusutan, dan Pemusnahan

b.  Arsip Statis 

Arsip Statis yang tidak dipergunakan  secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara. Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip statis adalah arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. 

Arsip merupakan sesuatu yang bertumbuh terus dan selalu berubah seirama dengan tata kehidupan masyarakat maupun tata pemerintahan. 

Dua jenis sifat dan arti tersebut menegaskan adanya 2 (dua) jenis sifat dan arti arsip secara fungsionalnya yakni : 

• Arsip Dinamis, sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya. 
• Arsip Statis, sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai abadi khusus sebagai bahan pertanggung jawaban nasional/pemerintahan. 

Nilai Guna Arsip 

Nilai guna Arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaanya bagi kepentingan penggunaan arsip. 

a.  Nilai guna primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi penciptaan arsip itu sendiri, meliputi: 

1. Nilai guna Administrasi 
   Nilai administrasi dapat diartikan sebagai kebijaksanaan dan prosedur yang mensyaratkan untuk menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang berlaku pada suatu organisasi pencipta arsip-arsip yang mempunyai nilai kegunaan administrasi antara lain meliputi : 
• Arsip yang berkenaan dengan asal-usul suatu organisasi yang mencakup pula pelaksanaan. 
• Arsip-arsip yang berkenaan dengan organisasi, struktur, instruksi, struktur personalia, daftar pegawai, dan pedoman kerja lainnya. 
• Arsip yang berkaitan dengan fungsi dan pencapaiannya termasuk arsip-arsip tentang keputusan suatu kebijaksanaan, perubahan kebijaksanaan, pelaksanaan kebijaksanaan, program kerja dan lainnya. 
2. Nilai guna Keuangan 
   Arsip bernilai guna keuangan apabila arsip tersebut berisikan segala sesuatu transaksi dan pertanggung jawaban keuangan. 
3. Nilai guna Hukum 
   Nilai kegunaan hukum mengandung pengertian bahwa arsip tersebut memberikan informasi-informasi yang dapat dipergunakan sebagai bahan pembuktian dibidang hukum atau arsip yang mengandung hak-hak dan kewajiban baik jangka pendek maupun jangka panjang bagi pegawai instansi pemerintahan maupun swasta yang menyangkut kontrak, sewa-menyewa dan masih banyak lainnya. 
4. Nilai guna Ilmiah dan Teknologi
   Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari penelitian terapan. 

b.  Nilai guna Sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan perusahaan atau kepentingan umum diluar perusahaan pencipta arsip dan berguna sebagai bahan bukti dan pertanggung jawaban, meliputi : 

1. Nilai guna kebuktian 
   Arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana suatu instansi diciptakan, dikembangkan, diatasi, fungsi dan tugasnya serta hasil atau akibat dari tugas kegiatannya. 
2. Nilai guna Informat ional 
   Arsip yang bernilai guna informational ialah arsip yang mengandung berbagai kepentingan bagi penelitian dan sejarah. 

Penemuan Kembali Arsip

Keberhasilan pelaksanaan manajemen arsip dinamis atau arsip aktif, akan nampak dengan jelas, bilamana semua bahan yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali, dan mudah pula dikembalikan ke tempat semula. Karena, penemuan atau pencarian dokumen merupakan salah satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang bertujuan untuk menemukan kembali arsip, karena akan dipergunakan dalam proses penyelengaraan administrasi. Menemukan kembali, juga berarti memastikan dimana suatu arsip yang akan dipergunakan itu disimpan, dalam kelompok berkas apa arsip itu berada, disusun menurut sistem apa, dan bagaimana cara mengambilnya.

Menemukan kembali arsip, tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip dalam bentuk fisiknya, akan tetapi juga menemukan informasi yang terkandung didalamnya. Oleh karena itu, penemuan kembali ini sangat berhubungan dengankeakuratan sistem pemberkasan atau penyimpanannya.

Kegiatan penemuan kembali merupakan barometer efisiensinya penyajian informasi kearsipan. Siklus penemuan kembali arsip yang dibetuhkan (retrieval/finding cyclus), dan siklus penempatankembali (filing cyclus) merupakan prosedur yang memerlukan penanganan tersendiri.

Salah satu hal penting yang sering diabaikan dalam penemuan kembali arsip ialah, tidak melakukan pencatatan dalam transaksi peminjaman. Kita seringmengambil arsip tanpa melatui bukti tertulis, atau hanya meminjam lisan saja, bahkan mungkin menggunakannya tanpa seijin petugas, karena merasa sesama teman kantor. Akibatnya, bila kita lupa mengembalikannya, maka arsip itu bisa hilang atau tercecer disembarang tempat. Oleh karena itu, bila kita meminjam arsip sebaiknya mempergunakan surat pinjam atau kartu permintaan pinjam melalui petugas yang menanganinya. Untuk menghindari hal itu, maka perlu dibuat lembar/kartu pinjam arsip. Contoh lembar/kartu pinjam arsip adalah sebagai berikut:

Lembar/Kartu Peminjaman Arsip

1. Kode arsip :

2. Nomor surat :

3. Tanggal surat :

4. Pokok/Hal surat :

5. Peminjaman :

a. Nama :

b. Jabatan :

c. Unit kerja :

6. Tanggal peminjaman :

7. Tanggal pengembalian :

Yang memberikan :                                                                             Yang meminjam :

Nama Terang                                                                                          Nama Terang

Kembali Tanggal :                                                                                Yang menerima :

Yang mengembalikan :

Setelah peminjam mengisi lembar peminjaman, maka perlu dipertanyakanapakah peminjam boleh langsung melakukan akses ke laci filling cabinet atau kealmari arsip?. Sebelum menjawab pertanyaan itu, perlu disampaikan bahwa ada 2 (dua) sistem layanan yaitu: (a) layanan terbuka (opened access) yaitu penggunadiperbolehkan langsung mengambil dokumen yang diingininya dari tempatnya (rak,laci, folder, dsb.), (b) layanan tertutup (closed access), yaitu pengguna tidak diperbolehkan mengambil sendiri dokumen yang diinginkannya dari tempatnyamelainkan harus melalui petugas. Biasanya untuk arsip, sistem yang dipakai ialahsistem layanan tertutup.

Pemeliharaan Arsip

Dalam penjelasan umum UU No.7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuanPokok Kearsipan dinyatakan bahwa untuk kepentingan pertanggungjawaban nasionalkepada generasi yang akan datang, perlu diselamatkan bahan-bahan bukti yangnyata benar, serta lengkap mengenai kehidupan dan penyelenggaraan pemerintahan negara baik masa lampau, masa sekarang dan masa yang akan datang.

Penyelamatan bahan-bahan bukti tersebut merupakan masalah yang menjadi bidangkearsipan dalam arti yang luas. Pemeliharaan arsip mencakup usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan. Kerusakan atau kemusnahan arsip bisa datang dari arsip itu sendiri, maupun disebahkan oleh serangan-serangandari luar arsip. Sedangkan, pengamanan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukanuntuk meniaga arsip-arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan akibat penggunaan. Usaha pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah,dan mengambil. langkah-langkah, tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip beserta informasinya (isinya). Pengamanan arsip dari segi fisiknya dapat dilakukan dengan cara restorasim dan laminasi. Restorasi arsip adalah memperbaiki arsip-arsip yang sudah rusak, atau yang sulit digunakan, agar dapat dipergunakan clan dapat disimpan kembali.

Sedangkan, laminasi adalah menutup kertas arsip diantara 2 (dua) lemari plastik, sehingga arsip terlindung dan aman dari bahaya kena air, udara lembab dan serangan serangga. Dengan cara itu, arsip akan tahan lebih lama untuk disimpan. Sedangkan pengamanan atau upaya menyelamatkan informasi yang terkandung dalam arsip (isi) dapat dilakukan dengan mengalih mediakan ke dalam bentuk media lain, seperti pada micro film, film, dan ke media digital.

Sistem Kearsipan

5 Sistem Kearsipan

1. BAHAN DAN ALAT KEARSIPAN

Kali ini saya kan share tetang kearsipan. Berikut adalah sistem pengarsipan ada 5 macam cara

pengaturan atau teknik penyimpanan arsip secara logis dan sistematis. Yaitu dengan memakai

a. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
b. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)
c. Sistem Nomor ( Numeric )
d. Sistem Geografis / Wilayah
e. Sistem Tanggal (Chronologis)

Masing-masing sistem dapat digunakan sesuai dengan jenis arsip, atau surat pada suatu organisasi atau perusahaan.Sistem pengarsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan memakai abjad, numerik / nomor, huruf ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait.

Ada 5 macam sistem pengarsipan.A. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan / organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah.

Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar).
Cara menemukan dan menentukan ciri / tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen disimpan.
Adapun kata tangkap dapat berupa :
– Nama orang
– Nama perusahaan / organisasi
– Nama tempat / daerah
– Nama benda / barang
– Istilah subyek atau angka (tergantung sistem pengarsipan yang dipakai)Menentukan ciri / tanda dengan cara menentukan urutan unit-unit atau bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad.
Indeks adalah sarana untuk menemukan kembali dengan cara mengidentifikasi surat tersebut melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat satu dengan surat yang lainnya, atau bagian dari suatu nama yang dijadikan tanda pengenal surat.
Unit adalah bagian kata dari kata tangkap yang memiliki pengertian sendiri, 
atau bagian terkecil dari suatu nama. Sedangkan nama, merupakan judul / caption. Jadi setiap judul memiliki bagian yang disebut unit.Kode adalah suatu tanda atau simbol yang diberikan atau yang dibubuhkan pada lembaran arsip yang dapat dipakai untuk tanda penyimpanan arsip.
Koding adalah suatu kegiatan memberikan tanda atau simbol pada arsip.Adapun fungsi dari kode atau simbol adalah menunjukkan isi yang terkandung didalam arsip yang bersangkutan.
Petunjuk silang adalah alat petunjuk dari indeks yang tidak dipakai kepada indeks yang dipakai, atau petunjuk hubungan antara indeks yang dipakai dengan indeks lain yang dipakai.
Ada dua macam petunjuk silang.
a. Petunjuk silang langsung
Adalah petunjuk silang yang menunjukkan tentang seseorang yang memiliki lebih dari satu nama atau satu dokumen yang berisi lebih dari satu masalah.
b. Petunjuk silang tak langsung
Adalah petunjuk silang yang dipakai untuk menunjukkan hubungan antara satu masalah dengan masalah lainnya yang saling menjelaskan atau saling membantu.
Prosedur yang harus dilaksanakan untuk mengarsipkan surat adalah :
– Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan seksama
– Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan.
– Menetapkan caption atau judul surat
– Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan
– Membuat petunjuk silang
– Memberi kode surat
– Menyortir, yaitu memilah-milah atau mengelompokkan arsip menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip.
– Menyusun menurut susunan abjad.
– Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat penyimpanan.
Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip sistem abjad adalah
– Filling cabinet; adalah lemari arsip untuk menempatkan folder dan guide. Yaitu untuk menyimpan dokumen, surat-surat kantor. Umumnya mempunyai beberapa laci.
– Folder; adalah tempat untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arsip, berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map tetapi tanpa daun penutup.
– Guide (petunjuk); merupakan petunjuk dan pemisah antar folder-folder. Bentuk dari guide adalah segi empat dan berukuran sama dengan folder. Terbuat dari karton tebal.

B. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)
Sistem perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat.
Yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihal adalah.
1. Daftar Indeks; adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan / masalah / hal-hal yang dilakukan diseluruh kantor dimana sistem ini diterapkan.
Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan lagi. Masalah-masalah pokok tersebut dalam pembagian utama, sedangkan uraian masalahnya disebut dalam pembagian pembantu, apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah yang lebih kecil, disebut sub pembagian pembantu.
2. Perlengkapan menyimpan surat
– Filling Cabinet
– Guide
– Folder
– Kartu kendali
3. Pemberian kode surat
4. Penyimpanan surat, dengan cara
– Membaca surat untuk mengetahui isi surat
– Memberi kode surat
– Mencatat surat dalam kartu kendali
5. Menyimpan kartu kendali.

C. Sistem Nomor
Di dalam sistem nomor ada 4 macam
1. Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi)
Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan.
Yang diperlukan dalam sistem ini adalah
a. Perlengkapan yang diperlukan adalah
– Filling cabinet
– Guide
– Folder
b. Daftar klasifikasi nomor
c. Kartu kendali
Dalam klasifikasi, nomor adalah daftar yang memuat semua kegiatan / masalah yang terdapat dalam kantor. Setiap masalah diberi nomor tertentu.
Dalam daftar ini terdapat tiga pembagian yaitu
– Pembagian utama, memuat kegiatan / masalah pokok dari kantor
– Pembagian pembantu, memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian utama
– Pembagian kecil memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian pembantu.
Guna daftar klasifikasi adalah
– Sebagai pedoman pemberian kode surat
– Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan surat
Uraian guide, folder, dan surat dalam filling cabinet
– Dalam setiap laci filling cabinet diperlukan 10 guide
– Dibelakang setiap guide ditempatkan 10 folder
– Surat yang terbaru dalam setiap folder ditempatkan paling depan
Cara penyimpanan surat
– Surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui permasalahannya
– Memberi kode surat
– Mencatat surat kedalam kartu kendali
– Mencatat surat pada kartu indeks
– Menyimpan surat
– Penyusunan surat dalam folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan paling depan
– Menyimpan kartu kendali
2. Sistem nomor menurut Terminal Digit
Didalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit, yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip.
Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah
– Perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri atas; filling cabinet 10 laci, guide (setiap laci 10 guide), dan folder (setiap guide 10 folder)
– Kartu kendali; yang digunakan dalam sistem ini sama dengan kartu kendali yang digunakan dalam sistem lain. Yang berbeda disini adalah mengindeks nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat.
– Cara mengindeks nomor kode sebagai berikut
a. Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor guide
b. Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folder
c. Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang kesekian dalam folder
– Cara penyimpanan surat; surat dengan nomor kode 55317, berarti surat tersebut disimpan dalam laci 10-19, dibelakang guide 17, didalam folder nomor 3, surat yang ke 55.
3. Sistem Nomor Middle Digit
Sistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan kode map, kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam map.
Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam, sehingga terdapat dua angka ditengah, dua angka di depan dan dua angka dibelakang. Seandainya angka kode kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol di depannya sampai berjumlah enam angkla. Cara penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor Terminal Digit.
4. Sistem nomor Soundex (phonetic system)
Sistem Soundex adalah sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan. Dalam sistem ini nama-nama diganti dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka.
Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.

D. Sistem Geografis / Wilayah
Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.
Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.
Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal.
Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini
– Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalah; filling cabinet, guide, folder, dan kartu kendali.
– Penyimpanan surat melalui prosedur
a. Melihat tanda pembebas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan.
b. Membaca surat
c. Memberi kode surat
d. Mencatat surat pada kartu kendali
e. Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masing
f. Menyimpan surat
g. Menyimpan kartu kendali

– Penemuan kembali; cara menemukan kembali adalah sama seperti sistem-sistem lainnya.

E. Sistem Tanggal (Chronologis)
Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar).
Yang diperlukan untuk sistem ini adalah
– Perlengkapan yang diperlukan; filling cabinet, didepan laci dicantumkan judul “tahun”, guide sebanyak 12 buah, masing-masing untuk satu bulan, folder, dan kartu kendali.
– Pembagian sistem tanggal
a. Pembagian utama menggambarkan tahun (judul laci)
b. Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul guide)
c. Pembagian kecil menggambarkan tanggal (judul folder)
– Susunan guide dan folder dalam filling cabinet
a. Laci menggambarkan tahun
b. Guide menggambarkan bulan
c. Folder menggambarkan tanggal
– Penyimpanan surat, langkah-langkah dalam penyimpanan surat
a. Menetapkan kode surat sebelum disimpan
b. Mencatat surat pada kartu kendali
c. Menyimpan surat.Baca juga artikel terkait. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System), Sistem Perihal (Pokok Isi Surat), Sistem Nomor, Sistem Geografis / Wilayah, Sistem Tanggal (Chronologis)

Alat Kearsipan

Alat Kearsipan Dan Fungsinya


Hasil gambar untuk Alat – Alat Kearsipan

1.      Filing Cabinet
Fungsinya: untuk menyimpan arsip / warkat yang sangat berharga bagi kelangsungan hidup suatu perusahaan atau organisasi

2.      Rotary
Rotary filing  adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip (terutama berupa kartu).

3.      Lemari Arsip
Fungsi : Digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat

4.      Rak  Arsip
Fungsi : Tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping)

5.      Map Arsip
Fungsi :  untuk menyimpan lembar-lembar surat.

6.      Stopmap Folio
Fungsi : Untuk menyimpan berkas / arsip yang umumnya menyimpan arsip yang inaktif.

7.      Snelhecter
Fungsi :Untuk menyimpan berkas / arsip yang umumnya menyimpan arsip yang inaktif dan juga arsip aktif

8.      Folder
Fungsi: digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertikal.

9.      Hanging Folder
Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging  folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.
Fungsi : untuk menyimpan berkas atau surat-surat.

10.  Guide
Fungsi untuk menyimpan banyak kartu, seperti kartu indeks, kartu kendali, dan sebagainya yang memiliki ukuran 15 x 10 cm dan sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder / arsip yang ada di belakangnya, dan jumlahnya sebanyak pembagian pada sub masalah.

11.  Ordner
Fungsi untuk membantu dalam mem-filing serta merapikan dan melindungi dokumen penting dari cara penyimpanan yang salah.

12.  Stapler
Fungsi :  untuk menyatukan / membendel sejumlah kertas, sesuai dengan kemampuan dan bentuk stapler

13.  Perforator
Fungsi  untuk melubangi kertas/kartu. Perforator dibedakan antara lain sebagai berikut.
a.       Perforator dengan satu pelubang, berfungsi untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama, plastik, dan lain-lain.
b.      Perforatordengan dua pelubang, berfungsi untuk melubangi ketas yang akan disimpan dalam map snelhecter atau ordner.
c.       Perforatordengan lima pelubang, berfungsi untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan ke dalam ordner.

14.  Numerator
Fungsi : untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen.

15.  Box Arsip
Fungsi :  untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral berderet ke samping).

16.  Alat Sortir
Fungsi untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing. Alat sortir mempunyai beragam bentuk dan bahan, ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya.

17.  Label
Fungsi : untuk memberi judul pada map/folder yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. Label terbuat dari bahan kertas dengan berbagai ukuran yang mempunyai perekat pada bagian belakang, sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan lebel pada tempat yang diinginkan.

18.  Tickler File
Fungsi :
a.       Alat pengingat bagi petugas arsip
b.      Menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo.
c.       Menyimpan kartu nama atau kartu perpustakaan.

19.  Car Dex (Card Index) Cabinet
Fungsi : Alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan

20.  Laci Kartu
Rak/laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak, untuk menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal. Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

21.  Alat Penyimpan Khusus
Fungsi : Menyimpan arsip dalam bentum-bentuk yang khusus seperti flash disk, CD (compact disk), kaset dan sebagainya.

perlengkapan arsip

Macam-macam Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan

Macam-Macam Peralatan Kearsipan

1. Filling cabinet

Filling Cabinet adalah lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertikal) berderet kebelankang. Filling berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masi bersifat aktif.

2. Rotary Filling (alat penyimpanan berputar)

Rotary adalah semacam filling cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari behan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral.

3. Lemari arsip

Lemari arsip adalah lemari tempat penyimpanan arsip dalam berbagai bentuk arsip. Lemari arsip dapat terbuat dari kayu atau besi yang dilengkapai dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong, atau menggunakan kaca.Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukan kedalam ordner atau dengan cara ditumpuk mendatar (horizontal) dengan terebih dahulu arsip dimasukan ke map.

4. Rak Arsip

Rak Arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara laletral (leteral). Arsip-arsip yag akan di simpan di rak terlebih dahulu dimasukan kedalam ordner atau kotak arsip. Odner atau kotak arsip ditempatan dirak arsip sehingga tampak punggung dari odner atau kotak arsip, yang bergua untuk menempatkanlabel/judul dari arsip yang ada didalamnya. Rak arsip tebuat dari besi ataupun kayu.

5. Map arsip

Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton atau plastik untuk menyimpan arsip. Arsip yangd disimpan tidak terlalu bnayak sekitar 10-50 lembar. Berikut ini ada bebeapa macamm-macam jenis map :

• Stopmap folio,

yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya.  Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada didalam agar tidak jatuh.

• Map Snelhecter,

yaitu map yang mempunyai penjepit ditengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang surat yang ada dilama digunakan penjepit. Arsip yang disimpan pada umunnya yang bersifat inaktif tetapi juga bisa menyimpan arsip aktif. Arsip yang dtemptkan didalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator.

• Folder,

yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa liapatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukan kedalam kotak secara vertikal

Map ini mempunyai tab (bagian yang menonjol pada posisi atas) untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada didalam folder tersebut.

• Hanging folder,

yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filling cabinet. hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada didalamnya.

6. Ordner

Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung 5 cm yang didalamnya terdapat besi penjepit. Arsip akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.

Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.

7. Guide

yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/ pemisah dalam penyimpanan arsip.Guide terdiri dari 2 bagian , yaitu sbb:

1. Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda atau indeks (pengelompokan) arsip.
2. Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip yang ada dibelakangnya

Guide diletakan didepan folder jika penympanannya menggunakan filling cabinet, atau dapat juga didepan arsip jika penyimanan menggunakan odner atau map snelhecter.

Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukurna folio atau A4, maka badan guide akan dibuat sesuai dengan arsip yang disimpan, tetapi jika ukuran arsip kecil maka ukuran guide juga kecil.

Posisi guide dapat diatur penempatannya, yaitu sbb :

• Guide pertama
• Guide kedua
• Guide ketiga

8. Stapler

Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas. Stapler digerakan dengan menggunakan tenaga manusia. Cara kerja dan komponennya mekanik, serta baru berfungsi apabila diisi dengan staples. Stapler dan staples terbuat dari bahan logam sehingga cukup kuat.

Jangan memasukan isi staples melebihi kemampuannya, supaya daya lentur tetap kuat. Bila terjadi kemacetan dibagian mulut, usahakan tidak memukul-mukulkan stapler. Stapler sangat populer sehingga memiliki banyak nama tidak resmi yang bersal dari suara yang dikeluarkan dari alat ini, seperti jekrekan jepretan dan cekrekan.

Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi:

• Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membandel max 10 lembar kertas
• Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu mebandeln10-20 lembar kertas
• Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membandel lebih dari 20 lembar kertas.

9. Perforator

Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu.  Perforator di gerakan dengan tenaga manusia. Cara kerja komponennya mekanis. Perforator membuat lubang denga diameter 5mm. Perforator terbuat dari logam. Cara menggunakan perforator adalah sebagai berikut :

• Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimun 10 lembar. Lembar paling atas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan.
• Kertas diletakan di papan kertas pada posisi tengah samapi tepi kertas menyentuh batas tepi perorator.
• Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang.

10. Numerator

Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakn sebagai berikut:

1. Numerator kecil, yaitu numerator yang ukurannya angkanya kecil terdiri dari 4-6 digit.
2. Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri lebih dari 6 digit.

Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponen mekanis. Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan, numertor harus disimpan ditemoat tertutup dan kering.

Adapun cara kerja numerator adalah sbb:

• Beri tinta pada bantalan huruf numerator
• Atur nomor awal
• Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator.

11. Kotak/box

Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya tebuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan kedalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral berderet kesamping).

12. Alat sortir

Alat sortir adalah alat yang digunakan memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses dikirimkan dan disimpan kedalam folder masing-masing. Alat sortir mempunyai bergam bentuk dan bahan. Ada  yang berbentuk rak, kotak bertingkat dan sebagainya.

13. Label

Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/ folder yang biasa diletakan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. Label terbuat dari kertas dengan berbagai ukuran dan mempunyai perekat pada bagian belakang, sehingg tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan label pada tempat yang diinginkan.

14. Tickler file

Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip berbetuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo.namun demikian, tickle file bisa saja digunakan untuk menyimpan kartu nama atau kartu kepustakaan. Dibagian dalam tickler file dilengkapi dengan guide atau pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip.

15. Cardex

Cardex (card indeks) cabinet adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.alat ini terbuat dari bahan besi baja dan kayu.

16. Rak/ laci kartu

Rak/ laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak, untuk menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal. Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

17. Alat penyimpanan khusus

Alat penyimpan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk-bentuk yang khusus seperti flash disk, compact disk (CD), kaset dan sebagainya. Alat ini mempunyai beragam bentuk desain, karena sangat tergantung denga perkembangan kemajuan tekhnologi. Sebelum ada flashdisk, untuk menyimpan data elektronik digunakan disket. Alat ini dapat terbuat dari logam dan plastik.

Alat-alat tersebut dangat memunkinkan untuk mnegalami perkembangan, baik dari segi bahan pembuatannya, desain maupun jenisnya, karena mengikuti perkembangan teknologi yang juga semakin berkembang.

Macam-Macam Perlengkapan Kearsipan

1. Kartu indeks

Kartu indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/ warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk meneukan arsip. Kartu indekss dapat dibuat dengan ukuran 12,5 x 7,5 cm.

Kartu indeks mencatat tentang :

• Judul/ caption
• Nomor surat
• Hal surat
• Tanggal surat
• Kode surat
• Kode kartu indeks

Kartu indeks digunakan apabila arsip yang disimpan menggunakan sistem penyimpanan subjek, tanggal, wilayah, dan nomor. Kartu indeks tidak digunanakan jika arsip/dokumen disimpan dengan menggunakan sistem abjad. Hal ini disebebkan kartu indeks dibuat membantu menemukan arsip apabila petugas atau si penyimpan lupa dengan judul/caption/ kode surat yang akan dipinjam. Seseorang biasanya lebih mudah mengingat nama orang/ perusahaan. Oleh karena itu, kartu indeks ini disimpan berdasarkan nama orang/perusahaan sehingga susunannya diurutakan secara alfabetis.

Misalkan suatu arsip disimpan dengan menggunakan sistem masaah/ subjek. Sebelum arsip tersebut disimpan, terlebih dahulu dibuat kartu indeks. Untuk mencari/menemukan arsip tersebut, petugas/ peminjam harus mengethaui tentang maslah dari arsip yang akan dipinjam. Jika petugas mengetahuinya,dapat langsung mencari te,apt ditempat penyimpanan, tetapi jika tidak mengetahui (tidak ingat), maka sebelum mencari surat ditempat penyimpanan, terlebih dahulu mencari kartu indeks pada laci cardex untuk mengetahui lokasi penyimpanan arsip tersebut.

Jadi, jika pencarian arsip dari satu pintu tidak berhasil ditemukan, arsip tersebut masih dapat dicari dari pintu yang lain dengan sistem yang berbeda, yaitu dengan bantuan kartu indeks. Kartu indeks disimpan pada laci cardex dengan menggunakan sistem abjad (alfabetis).

2. Kartu tunjuk silang

Salah satu cara yang dapat digunakan untuk membantu menemukan arsip selain kartu indeks adalah dengan menggunakan kartu tunjuk silang. Kartu tunjuk silang adalah petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukan tempat (map) dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditujukan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran 12,5 x 7,5 cm.

Tidak semua arsip dibuatkan kartu tunjuk silangnya, tetapi hanya arsip tertentu saja yang memang benar-benar perlu dibuatkan kartu tunjuk silang. Hal ini disebabkan pembuatan kartu tunjuk silang berarti menambah beban kerja , waktu dan peralatan. Disamping itu penggunaan kartu tunjuk silang yang berlebihan itu menambah keruwetan dalam sistem penyimpan.

Beberapa kriteria dari suatu arsip yang eprlu dibuatkan kartu tunjuk silanya antara lain sebagai berikut:

Jika suatu arsip mempunyai lebih dari satu judul/caption/nama.

• Joko widodo sering dipanggil dengan Jokowi. Kedua nama tersebut sama-sama populer, maka dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya
• Lim liem tek menjadi Halim Tedy. Surat-surat lim lim tek tidak dipindahkan ke surat-surat Halim Tedy. Hal ini dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya.

Indeks  bagian atas      : Lim, Lim Tek

Indeks bagian bawah   : Ted, Halim

Kode                             : Te

• Nama yang menggunakan singkatan diamana keduanya sama-sama terkenal. Contoh Bank Rakyat Indonesia yang populer dengan BRI. Surat-surat disimpan pada Rakyat Indonesia, Bank maka petunjuk silangnya BRI.

Jika surat yang disimpan pada filling cabinet mempunyai lampiran dokumen lainnya yang ukurannya besar dan tidak memungkinkan untuk disimpan pada laci filling cabinet. misalnya seperti peta, gambar maka hal demikian dapat dibuatkan kartu tunjuk silang.

3. Lembar pinjam arsip

Lembar pinjam arsip (out slip) adalah lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip. Adapun keguanaan dari lembar pinjam arsip antara lain sebagai berikut :

1. Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip
2. Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang dipinjam.
3. Sebagai tanda bahwa arsip tersebut sedang dipinjam
4. Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjam yang tidak dikembalikan.
5. Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip.

Lembar pinjam arsip dibuat tiga rangkap, antara lain sebgai berikut :

1. Lembar ke 1 untuk ditempatkan pada tepat penyimpanan arsip yang dipinjam, sebagai tanda bahwa arsip tersebut sedang dipinjam
2. Lembar ke 2 untuk peminjam arsip sebagi bukti peminjaman.
3. Lembar ke 3 untuk petugas arsip (arsiparis) yang disimpan pada tickler file sebagai bahan ingatan.

Contoh Format Lembar Pinjam Arsip : bisa search gambar di internet

4. Map pengganti (out folder)

Jika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat, tetapi satu map yang berisikan seluruhnya surat-surat, maka perlu dibuat satu map pengganti (out folder)dan menempatkannya di tempat map yang telah dipinjam.

5. Buku Arsip

Buku arsip adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyimpanan arsip.

No	Tanggal penyimpanan	Judul Surat	Nomor surat	Tanggal Surat	Hal Surat	Keterangan
001	2 september 2013	PT Garuda Pratama	011.GA.VIII.13	30 agustus 2013	Perjanijian kerjasama
002	20 September 2013	Bambang Adiwaluyo	123/A/X/13	15 September 2013	Lamaran pekerjaan

*untuk contoh gambar bisa di search langsung di internet pasti banyak kok. disini karena keterbatasan waktu untuk mempost jadi contoh gambar peralatannya gak saya upload hehe ….

Sumber :

Anggrawati, Dewi. 2010. Mengelola Sistem Kearsipan SMK. Bandung. Penerbit ARMICO Bandung.

Endang R, Sri dkk. 2009. Mdul Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan untuk SMK dan MAK. Jakarta : Erlangga.