SURAT NIAGA

Pengertian Surat Niaga Dan Jenisnya Secara Jelas

Pengertian surat niaga dan Jenisnya – Banyak sekali jenis-jenis surat yang ada sekarang ini, salah satunya surat niaga. Apa itu surat niaga? Apa saja jenisnya? Untuk memahaminya kamu dapat membacanya di bawah ini.

A. Apa itu surat niaga?

Yang dimaksud dengan surat niaga adalah suatu surat yang dibuat atau ditulis untuk kepentingan bisnis atau perdagangan. Surat niaga merupakan jenis surat yang dikeluarkan oleh perusahaan ataupun badan-badan usaha dalam rangka menjalankan usahanya. Surat Niaga juga merupakan surat resmi yang umumnya berisi mengenai tawaran, jual-beli yang ada hubungannya dengan barang ataupun jasa.

Atau definisi surat niaga yang lainnya adalah sebuah surat yang dibuat oleh orang-orang ataupun oleh suatu badan usaha dengan bertujuan untuk mencari keuntungan. Surat niaga ini bisa bersifat intern maupun ekstern, secara intern dapat diartikan surat ini dapat dipakai untuk berhubungan antar perusahaan itu sendiri baik itu dari tingkat pusat sampai pada cabangnya. Dan jika secara ekstern surat ini dapat dipakai untuk berhubungan dengan perusahaan atau bada usaha lain. Surat niga juga sering disebut dengan surat dagang atau surat bisnis. Baca juga penjelasan: Pengertian surat edaran dan contohnya serta bagian-bagiannya.

Contoh surat niaga pemesanan | sumber gambar: endah-andayani.blogspot.com

B. Jenis-jenis surat niaga

Salah satu jenis surat niaga yaitu surat pesanan, surat ini merupakan surat yang berasal dari pembeli yang dikirimkan kepada penjual yang isinya berupa pesanan untuk membeli sejumlah produk ataupun memesan suatu jasa tertentu. Adapun beberapa yang perlu diperhatikan dalam membuat surat pesanan, diantaranya seperti:

• Yang pertama, menyebutkan surat pemesanan berdasarkan dari surat penawaran ataupun iklan dan lain sebagainya.
• Yang kedua, menyebutkan jenis dan jumlah produk atau jasa yang akan di pesanan, lebih baik dibuatlah dalam bentuk dafatar supaya lebih mudah saat mengeceknya.
• Yang ketiga, menyebutkan bagaimana cara pengirimanya.
• Yang keempat, menyebutkan cara dari pembayarannya.
• Yang kelima, menyebutkan waktu pengirimannya yang dikehendaki.
• Yang keenam, menyebutkan cara pengepakan atau packingnya.

Dapat disimpulkan bahwa surat niaga ada beberapa macam, diantaranya seperti dibawah ini:

• Surat penawaran.
• Surat permintaan.
• Surat pesanan barang atau jasa.
• Surat pengiriman barang.
• Surat pengakuan penerimaan pembayaran.
• Surat permintaan untuk penangguhan pembayaran.
• Surat keberatan.
• Surat pengaduan.
• Surat tagihan.
• Surat edaran.
• Surat telegram dan penegasannya.

Itulah beberapa contoh atau jenis-jenis dari surat niaga.

C. Dan inilah fungsi surat niaga

Adapun fungsi dari surat niaga diantaranya sebagaimana berikut ini:

• Berfungsi sebagai bukti nyata hiitam di atas putih, khususnya surat-surat perjanjian.
• Berfungsi sebagai alat pengigat, sebab surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika memang dibutuhkan.
• Berfungsi sebagai duta ataupun wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya.
• Berfungsi sebagai pedoman kerja dalam menjalankan tugas.
• Berfungsi sebagai alat promosi.
• Berfungsi sebagai bahan untuk mengambil suatu keputusan.
• Berfungsi sebagai bukti dari sejarah.

SURAT DINAS

Pengertian Surat Dinas Dan Fungsinya Dilengkapi Contohnya

Pengertian surat dinas dan fungsinya dilengkapi contohnya – Yang dimaksud dengan surat dinas adalah suatu surat resmi yang dibuat oleh sebuah instansi atau lembaga dengan tujuan untuk keperluan dinas. Atau definisi surat dinas yaitu surat yang berisikan permasalahan kedinasan dan biasanya surat ini dibuat oleh instansi atau lembaga.

Surat dinas isinya ditujukan untuk keperluan kedinasan, baik itu pemerintah atau swasta. Karena fungsi kedinasan tidak hanya berlaku di pemerintahan, akan tetapi berlaku juga di instansi atau lembaga swasta. Biasanya isinya berupa urusan seperti penyampaian pengumuman, pemberian suatu izin, pemberian tugas dan lain-lain.

Oleh karena itu jika terdapat surat yang dikirimkan dari satu pihak ke pihak lain yang isinya berhubungan dengan kepentingan tugas ataupun kegiatan dinas suatu instansi, maka surat seperti itu disebut surat resmi. Kenapa disebut surat resmi? karena penulisan dalam surat dinas ditulis dengan format dan memakai bahasa resmi.

A. Kegunaan atau fungsi surat dinas

Beberapa fungsi dari surat dinas, yang diantaranya sebagai berikut ini:

• Sebagai pedoman pekerjaan, seperti surat intruksi, surat pemberian izin ataupun surat pengambilan keputusan.
• Sebagai alat pengingat, karena surat ini dapat dijadikan arsip bagi instansi.
• Sebagai bukti perkembangan suatu instansi atau lembaga.
• Sebagai alat bukti, terutama surat perjanjian.
• Dan lain-lain.

Inilah beberapa contoh Surat Dinas

B. Inilah ciri-ciri surat dinas

Adapun ciri dari surat dinas, yang diantaranya sebagai berikut ini:

• Adanya kop surat dan nama instansi ataupun lembaga.
• Adanya nomer surat dan lampiran.
• Adanya salam pembuka maupun salam penutup.
• Menggunakan bahasa resmi, karena surat dinas merupakan surat resmi.
• Adanya stempel instansi atau lembaga pada surat.

C. Syarat untuk surat dinas

Beberapa persyarat untuk membuat sebuah surat dinas, yang diantaranya sebagai berikut ini:

• Format dari surat harus teratur sesuai dengan format surat dinas.
• Isi dari surat tidak terlalu panjang harus langsung pada inti yang ingin disampaikan.
• Bahasa yang digunakan harus bahasa resmi, sopan dan mudah untuk dipahami pembaca.
• Dan surat harus menggambarkan citra dari instansi atau lembaga yang membuatnya.

Baca juga: Pengertian surat niaga dan jenisnya secara jelas.

D. Bagain surat dinas

Surat dinas merupakan surat resmi dan tentu saja ada bagian-bagiannya, yang diantaranya seperti bawah ini:

1. Kop Surat atau kepala surat

Merupakan bagian teratas dari sebuah surat resmi, biasanya dipakai untuk membedakan surat formal dan surat non formal. Kop surat terdiri dari logo, nama dan alamat instansi atau lembaga. Yang dimana nama mengacu pada induk organisasi, serta pada kop surat terdapat karakteristik atau ciri khas organisasi tersebut.

2. Tanggal surat

Terdiri dari nama, tempat dan tanggal dibuatnya surat tersebut.

3. Nomor

Terdiri dari kode, nomor urut surat yang dikeluarkan, identitas instansi atau lembaga dan tahun dibuatnya surat tersebut.

4. Lampiran

Lampiran yaitu lembaran tambahan yang akan dilampirkan, dapat berupa lembaran kertas lain atau dokumen lain. Jika tidak ada lampiran biasanaya diisi dengan tanda strip.

Baca juga: Mengetahui pengertian dokumen dan dokumentasi.

5. Perihal atau hal

Perihal merupakan isi pokok dari surat dinas, seperti misalnya ditujukan kepada siapa atau untuk apa surat tersebut.

6. Alamat

Terdapat 2 (dua) macam penulisan alamat pada surat dinas, ada untuk perorangan dan ada untuk instansi lain. Jika untuk surat rahasia kata “kepada” tak perlu dipakai sebab sudah ditulis pada amplop. Jika untuk surat dinas terbuka maka memakai “kepada” lalu langsung saja memakai nama instansinya. Akan tetapi jika ditujukan bagi orang banyak harus memakai kata “bapak”, “ibu” dan sebagainya dan kata “Yth” digunakan jika surat ditujukan kepada orang ataupun suatu jabatan.

7. Salam pembuka

Salam pembuka dipakai untuk menunjukan sopan santun maupun rasa hormat.

8. Isi surat

Isi dari surat haruslah sesuai dengan perihal.

9. Salam penutup

Salam penutup dipakai untuk menunjukan akhir dari isi surat.

10. Nama

Tulislah nama lengkap orang yang mengirim surat.

11. Tembusan

Tembusan dipakai jika surat tersebut memang membutuhkan tembusan. Tembusan yaitu pihak-pihak yang mendapatkan tebusan ataupun salinan surat selain yang dialamatkan.

12. Inisial

Inisial ditempatkan pada bagian kiri dibawah tembusan surat (jika memang ada). Inisial digunakan sebagai tanda pengenal, yang ditulis dengan cara disingkat antara nama pengonsep surat dan pengetik surat. Inisial dapat juga menunjukan bahwa surat itu memang asli dibuat oleh orang tersebut. Pada bagian ini biasanya tidak dapat dibaca, yang dapat membacanya hanya orang yang dituju atau orang yang bersangkutan dengan si pembuat surat tersebut.

Demikian artikel yang menjelaskan tentang pengertian surat dinas, dan semoga dapat memberikan manfaat dan menambah wawasan kamu serta mohon maaf jika terdapat kekurangan dalam artikel ini.

PENTINGNYA!

PENTINGNYA KORESPONDENSI BISNIS.

Beberapa survey mengenai transaksi bisnis internasional menjelaskan bahwa sekitar 80% kegiatan komunikasi & Interaksi bisnis ekspor-impor biasanya dilakukan melalui korespondensi (surat menyurat) terutama melalui sarana teleks, faxcimili dan terutama sekali lewat e-mail. Sedangkan sisanya biasanya dilakukan melalui negosiasi tatap muka langsung face to face negotiation. Hal ini berarti bahwa korespondensi memegang peranan yang amat penting dalam perdagangan international pada umumnya.

Hasil negosiasi tatap muka face to face negotiation pada akhirnya juga akan dirumuskan dan didokumentasikan dalam bentuk surat menyurat atau korespondensi. Karena hasil pertemuan tatap muka dari kedua belah pihak yang bernegosiasi akan dituangkan dalam bentuk catatan notulen atau minutes. Notulen sebagai catatan tertulis tersebut biasanya akan diparaf (diberi initial) dari masing-masing pihak yang bernegosiasi, sebagai tanda kesepakatan sementara.

Dengan demikian jelaslah bahwa kendatipun suatu transaksi dilakukan dengan cara tatap muka, pada akhirnya tetap akan dirumuskan dalam bentuk tertulis, atau dalam bentuk dokumen surat menyurat. Maka cara apapun yang dipakai dalam transaksi apakah melalui korespondensi atau negosiasi tatap muka, pada akhirnya korespondensi tetap akan memegang peranan yang terpenting, sebab tanpa adanya korespondensi baik melalui media surat biasa, teleks, faksimili, email, dll maka suatu transaksi perdagangan khususnya ekspor-impor rasanya mustahil dapat dilaksanakan.

1.         Korespondensi dan Citra Baik (Favourable Image)

Pada prakteknya hampir sebagian besar relasi bisnis kita bisa jadi hanya mengenal perusahaan kita melalui surat-surat (brosur, leaflet, price list) yang telah kita kirimkan. Mereka tidak menganal kita secara pribadi atau personal. Oleh karena itu, desain bentuk dan isi surat mulai dari kop surat, isi surat dan bahasa yang digunakan akan menjadi cerminan awal dari eksistensi perusahaan kita.

Citra perusahaan pada tahap awal perkenalan mungkin sekilas hanya diwakili oleh bentuk sampul amplop ataupun kop suratnya, oleh karena itu desain amplop maupun kop surat perlu dibuat dengan desain yang anggun dan indah yang dapat memberikan informasi dasar mengenai perusahaan, terutama yang dapat menunjukkan sejauh mana integritas dan bonafiditas perusahaan.

2.         Korespondensi dan Reputasi (Good Reputation)

Apabila perusahaan kita telah mendapatkan pesanan pertama (first order = trial order) maka hal ini berarti kita mulai memasuki tahap yang amat penting dalam kehidupan usaha bisnis tersebut.[4]

Pesanan pertama merupakan ujian atas bonafiditas perusahaan, dan salah satu ukuran yang dapat dipakai adalah apakah perusahaan dapat memegang komitmen, khususnya tentang tepat mutu dan tepat waktu.

3.         Korespondensi dan Kepercayaan (Reliability)

Citra yang baik muncul dari penampilan lahir yang baik, sedangkan reputasi yang baik akan terlahir dari kemampuan perusahaan dalam memegang janji komitmen atau dalam menunjukkan kinerja yang baik. Apabila perusahaan dapat mencapai kedua sasaran diatas maka secara otomatis para pelanggan akan menaruh kepercayaan kepada perusahaan dalam aktifitas transaksi bisnisnya.

Peranan korespondensi sangatlah penting untuk dapat menunjang mewujudkan tercapainya ketiga sasaran tersebut yaitu tercapainya : citra, reputasi dan kepercayaan dari mitra bisnis perusahaan.

FUNGSI SURAT

FUNGSI SURAT

Selain sebagai alat komunikasi, surat memiliki fungsi berikut:

1.       Tanda bukti tertulis yang otentik.

Surat merupakan bukti “hitam diatas  putih” dan dapat menyimpan rahasia. Misalnya, surat perjanjian, surat nikah, akte kelahiran, surat wasiat,dll.

2.       Alat pengingat

Kemampuan manusia untuk mengingat  sangatlah terbatas, terlebih lagi dalam aktivitas yang rumit dan kompleks. Dokumen tertulis yang diarsip dengan baik akan berfungsi sebagai alat pengingat apabila sewaktu-waktu diperlukan.

3.       Dokumen historis

Surat menjadi dokumentasi bersejarah yang mampu memberikan gambaran mengenai kejadian-kejadian masa lalu, misalnya Supesemar.

4.       Pedoman kerja

Surat dapat dilakukan sebagai pedoman dalam melakukan suatu pekerjaan tertentu. Misalnya, surat perintah, surat kuasa, dan surat keputusan

5.       Jaminan keamanan

Selembar surat mampu memberikan jaminan keamanan kepada seseorang. Misalnya, surat keterangan jalan akan memberikan jaminan keamanan kepada seseorang dalam suatu perjalanan.

6.       Utusan atau duta organisasi

Surat berfungsi sebagai duta organisasi yang mampu mencerminkan  citra, mentalitas, jiwa, dan kondisi internal organisasi yang bersangkutan.

7.       Dasar penilaian dan keputusan

Surat merupakan salah sati dasar penilaian dan pengambilan keputusan. Misalnya, surat rekomendasi, surat keterangan, dan surat dalam bentuk laporan.

8.       Sebagai barometer kegiatan organisasi

Kegiatan organisasi disebarkan kepada pihak internal dan eksternal melalui surat. Dengan demikian, intensitas kegiatan organisasi dapat diukur dari frekwensi surat-menyurat.

9.       Alat untuk menumbuhkan sikap saling pengertian dan menghindari kesalahpahaman.

Surat tidak disusun dengan baik bisa menimbulkan kekacaauan. Namun, melalui surat pula saling pengertian dapat ditumbuhkan dan kesalpahaman dapat terhindari.

10.   Sarana meningkatkan kerja sama dengan pihak lain

Karena kerja sama dengan pihak lain akan terjalin lebih kuat dengan adanya surat. Arus surat-menyurat dengan pihak lain bisa menunjukan eratnya kerja sama dalam upaya mencapai tujuan organisasi.

BAHASA KORESPONDENSI BISNIS

                 DASAR-DASAR KORESPODENSI BISNIS.

Korespodensi bisnis merupakan suatu kegiatan korespondensi yang dilakukan dalam dunia bisnis, baik dalam bentuk dalam surat, memo, agenda proposal, maupun laporan bisnis.[3]

Surat merupakan sarana komunikasi tertulis yang disampaikan oleh suatu pihak kepada pihak lain dengan menggunakan media tertentu. Salah satu hal yang membedakan surat biasa dengan surat bisnis adalah tujuan penulisanya.

Surat berorientasi pada kegiatan bisnis maupun gaya bahasa digunakanya. Dalam perkembangnya, seseorang dapat menulis dan mengirimkan surat dengan secarik kertas maupun elektronik(email).

 BAHASA KORESPONDENSI BISNIS.

Korespondensi bisnis atau surat-menyurat bisnis memiliki bahasa tersendiri yaitu bahasa korespondensi bisnis. Ciri-ciri bahasa korespondensi bisnis adalah jelas, lugas dan menarik serta santun.

1.         Jelas

Pengertian jelas disini adalah mudah dimengerti dan bebas dari kemungkinan salah tafsir. Dalam korespondensi bisnis, dituntut kecermatan dalam pilihan kata, keutuhan kalimat dan penggunaan tanda baca.

2.         Lugas

Maksud lugas ialah hemat. Hemat berarti ekonomis dalam menggunakan kata, tetapi dengan cakupan makna yang lengkap.

3.         Menarik Dan Santun

Bahasa yang menarik tidak harus indah seperti bahasa yang digunakan dalam syair. Bahasa menarik disini ialah bahasa yang hidup dan santu, menghindari pengulangan kata yang menjemukan dan mampu membangkitkan minat pembaca.

PENGERTIAN KORESPONDENSI

PENGERTIAN KORESPONDENSI.

            Korespondensi berasal dari kata Correspondence (Inggris) atau Correspondentie  (Belanda) yang berarti hubungan yang terjadi antara pihak-pihak yang terkait. Hubungan pihak-pihak yang terkait dalam bisnsis biasanya bersifat resmi dan dilakukan dengan surat-menyurat. Oleh karena itu, korespondensi juga diartikan sebagai surat-menyurat.[1]

            Surat merupakan suatu media pada saluran komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain. Informasi yang disammpaikan melalui surat bisa berupa pemberitahuan, keterangan, pernyataan, perintah, permintaan, atau laporan.

Hubungan pihak-pihak yang terkait dalam bisnis biasanya bersifat resmi dan dilakukan dengan surat-menyurat. Oleh karena itu, korespondensi juga diartikan sebagai surat-menyurat.

Korespondensi dalam suatu kantor, instansi, atau organisasi dibagi menjadi dua, yakni:

1.         Korespondensi Eksteren

Korespondensi eksteren, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh kantor atau bagian-bagiannya dengan pihak luar.

2.         Korespondensi Interen

Korespondensi Interen, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh orang-orang dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor cabang.[2]

            E-mail menggunakan alat bantu computer yang dilengkapi modem dan melibatkan jasa layanan internet. Pengirim dan penerima e-mail harus memiliki fasilitas yang sama apabila berkomunikasi menggunakan e-mail.

PERAN KORESPONDENSI DALAM BISNIS

 PERANAN KORESPONDENSI DALAM BISNIS.

Korespondensi dalam bisnis memiliki peranan sebagai berikut:

1.      Menciptakan surat yang baik dan jelas

Dalam kehidupan sehari-hari, kesalahan dalam penulisann berbagai surat masih banyak terjadi. Misalnya, susunan kalimat tidak lengkap,berbelit-belit, tanda baca tidak benar,tata bahasa tidak teratur, dan  salah mengadopsi bentuk dan model surat. Kesalahan tersebut disebskan (1) tidak ada  pengarahan dan pengendalianmengenai cara menulis surat yang baik, baik dilingkungan keluarga dan organisasi; dan (2) masyarakat sendiri terlalu mudah memaafkan kesalahan dalam penulisan surat .

Kegiatan korespondensi secara tidak  langsung merupakan proses pembelajaran dalam menciptakan surat yang baik, jelas, dan tepat.

2.      Menciptakan kerja sama yang baik.

Perusahan tidak dapat mencapai tujuan tanpa bekerja sama dengan pihak lain. Agar bisa bekerja sama dengan pihak lain, perusahan perlu menjaga komunikasi dengan baik. Pihak lain akan mendukung terciptanya kerja sama yang baik.

3.      Menyebarkan kegiatan

Tidak semua orang dalam perusahaan secara otomatis mengetahui kegiatan yang terjadi anatara perusahaan denngan pihak luar. Korespondensi memegang peranan penting dalam menyebarkan.

Naskah dinas korespondensi

 PENGURUSAN NASKAH DINAS KORESPONDENSI

Korespondensi sangat penting untuk mendukung terselenggaranya tugas fungsi organisasi. Jika pelaksanaannya tidak diatur dengan cermat dan teliti, akan diperlukan banyak waktu dan biaya. Pengurusan naskah dinas korespondensi yang baik akan meningkatkan efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan administrasi instansi pemerintah.

A. Naskah Dinas Korespondensi Intern (Nota Dinas/Memorandum)

Pengurusan nota dinas/memorandum adalah pengelolaan nota dinas/memorandum yang diterima dan yang akan dikirim. Pengurusan nota dinas/memorandum itu sebaiknya dipusatkan di kesekretariatan atau di bagian lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan untuk memudahkan pengawasan dan pengendaliannya.

B. Naskah Dinas Korespondensi Ekstern

1. Ketentuan Penyusunan Surat Dinas

a. Penyelenggaraan urusan kedinasan melalui surat-menyurat dinas harus dilaksanakan secara cermat dan teliti agar tidak menimbulkan salah penafsiran.

b. Urusan kedinasan yang dilakukan dengan menggunakan tata cara dan prosedur surat-menyurat harus menggunakan sarana komunikasi resmi.

c. Jawaban terhadap Surat yang Masuk

1) Instansi pengirim harus segera menginformasikan kepada penerima surat atas keterlambatan jawaban dalam suatu proses komunikasi.

2) Instansi penerima harus segera memberikan jawaban terhadap konfirmasi yang dilakukan oleh instansi pengirim.

Demikianlah Artikel PENGURUSAN NASKAH DINAS KORESPONDENSI

Sekianlah artikel PENGURUSAN NASKAH DINAS KORESPONDENSI kali ini, mudah-mudahan bisa memberi manfaat untuk anda semua. baiklah, sampai jumpa di postingan artikel lainnya.

Anda sekarang membaca artikel PENGURUSAN NASKAH DINAS KORESPONDENSI dengan alamat link http://arsipsuratku.blogspot.co.id/2013/11/pengurusan-naskah-dinas-korespondensi.html

PROSES KOMUNIKASI

ADM. PERKANTORAN

MATERI KORESPONDENSI KELAS X AP

MATERI KORESPONDENSI KELAS X AP :

 

Pengertian komunikasi di definisikan dari beberapa ahli : 
a. Komunikasi didefinisikan sebagai proses mengirim dan menerima pesan, dan dikatakan efektif apabila pesan dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau mendorong orang lain untuk bertindak sesuai dengan pesan tersebut. (Bovee 2003)
b. Robbins (2003) mendefinisikan komunikasi sebagai proses pemindahan data dan memehami makna yang dimaksudkan
Jadi, komunikasi pada intinya suatu rangkaian kegiatan yang menyampaikan warta dari seseorang kepada orang lain dalam rangka usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.
Komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat penting dalam kegiatan kantor memiliki hakikat kantor sebagai kumpulan orang yang bersama-sama menyelenggarakan kegiatan kantor atau kegiatan ketatausahaan. Seorang manajer harus dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor baik secara horisontal maupun vertikal atau secara diagonal. Pengurusan informasi atau information handling yakni menyampaian dan penerimaan berita, akan berjalan dengan baik bila dalam kantor itu terdapat komunikasi yang efektif.

1. KOMUNIKASI LISAN
    Komunikasi lisan adalah ucapan atau kata-kata atau kalimat,melalui apa yang dikatakan dan bagaimana mengatakannya. Komunikasi lisan dapat dibedakan menjadi dua macam , yaitu komunikasi secara langsung dan tidak langsung.

2. KOMUNIKASI TERTULIS
    Komunikasi tertulis atau tercetak adalah komunikasi denagn rangkaian kata-kata atau kalimat, kode-kode (yang mengandung arti), yang tertulis atau tercetak yang dapat di mengerti oleh pihak lain.

Proses Komunikasi 
Komunikasi biasanya terjadi secara terencana dan berkesinambungan.
a. Pengirim mempunyai ide dan berkeinginan untuk membaginya
b. Pengirim menjadikan ide dengan memutuskan bentuk pesan (tulisan, ekspresi wajah, isyarat gerak), panjang,  organisasi, nada, dan tipe yang semuanya tergantung pada ide, audiensi, pembawaan diri maupun mood pengirim.
c. Pengirim mengirimkan pesan dengan memilih jalur komunikasi dan media yagn tergantung pada pesan, lokasi audiens, kebutuhan akan kecepatan diterima dan formalitas yang dibutuhkan.
d. Penerima mendapatkan pesan. Agar komunikasi terjadi, penerima harus mendapatkan pesan.
e. Penerima menguraikan pesan, dengan memahami pesan yang disampaikan dan menyampaikannya di pikirannya. Jika telah memahami dengan benar pesan yang disampaikan, dengan arti yang sama sesuai dengan yang dimaksud pengirim.
f. Penerima memberikan feedback yang memungkinkan pengirim mengevaluasi efektivitas dari pesan.

Asas Komunikasi 
Geoffery Mills dan Oliver Standing ford mengemukakan 4 asas pokok komunikasi, agar komunikasi itu dapat berjalan dengan efektif, antara lain :
a. Komunikasi berjalan antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain .
b. Orang hanya dapat memahami tentang suatu hal jika menghubungkan dengan hal lain yang telah dimengerti
c. Orang melakukan komunikasi mempunyai suatu kewajiban untuk membuat dirinya dimengerti
d. Orang tidak paham dalam menerima pesan mempunyai kewajiban untuk meminta penjelasan  

Cara dan Alat Komunikasi
Cara dan alat alat yang dapat dipergunakan untuk mengadakan komunikasi dalam suatu organisasi adalah :
a. Wawancara khusus
b. Rapat kerja, konfrensi, atau pertemuan segenap anggota organisasi atau pegawai dalam suatu perusahaan
c. Pembicaraan telepon
d. Penerbitan
e. Surat edaran
f. Papan pengumuman
g. Plakat
h. Laporan tahunana kepada para anggota organisasi atau pegawai dalam persuahaan.
i. Surat yang dikirimkan langsung kepada pegawai
j. Film, slides atau alat alat serupa lainnya.

Untuk menetapkan sesuatu sarana yang tepat bagi sesuatu keperluan, manajer perkantoran perlu mempertimbangkan 7 faktor utama yang dikemukakan oleh Mills dan Standingford yaitu :
a. Kecepatan
Faktor ini menentukan apakah komunikasi akan dilakukan dalam surat biasa, surat kilat atau telegram misalnya.
b. Kecermatan
Faktor ini menetukan apakah angka angka itu dikirim secara tertulis atau disampaikan melalui telepon yang mungkin salah didengar misalnya.
c. Keselamatan
Faktor ini menentukan apakah sebaiknya dihantarkan atau diposkan misalnya.
d. Kerahasiaan
Faktor ini menentukan apakah warta dikirm melalui teleks atau pos tercatat.
e. Warkat
Faktor ini menentukan apakah komunikasi perlu dengan surat atau cukup dengan komunikasi lisan.
f. Kesan
Faktor ini dapat menentukan apakah cukup dengan stensilan atau dicetak dengan mewah.
g. Biaya
Semua unsur biaya harus dipertimbangkan dalam pemilihan sesuatu sarana komunikasi.

Fungsi Komunikasi 
Menurut Scott dan Mitchel (1976) dalam berkomunikasi mempunyai 4 fungsi yang sangat penting yaitu :
a. Fungsi Kontrol
Setiap komunikasi mempunyai hierarki dengan wewenang yang menyertainya. Komunikasi formal dapat dilakukan untuk mengontrol karyawan dengan menanyakan ulang diskripsi pekerjaannya dalam hal – hal lain yang membutuhkan komunikasi dengan atasan mereka.
b. Fungsi Motivasi
Fungsi ini dilakukan melauli pemberian feedback kepada bawahan mengenai apa yang telah mereka kerjakan, sebaik apa mereka mengerjakannya, dan apa yang seharusnya dilakukan untuk meningkatkan kinerja mereka di masa depan.
c. Fungsi Emosi
Pada dasarnya salah satu tujuan bekerja adalah melaksanakan interaksi sosial. Salah satu bentuk interaksi sosial adalah komunikasi di mana masing – masing anggota organisasi dapat mengekrepesikan emosi yang negatif.
d. Fungsi Informasi
Fungsi ini berhubungan dengan memperlancar pegnambilan keputusan yang dapat dilakukan oleh pihak manajemen. Dengan mentransfer data dan alternaif pilihan yang ada, individu atau organisasi akan mudah dalam mengambil keputusan. 

KOMUMIKASI

Materi Korespondensi kelas X semester 1

KOMUNIKASI

• Pengertian komunikasi : adalah penyampaian pesan dan penerimaan pesan dari seseorang atau sekelompok orang atau kelompok orang lainnya dengan catatan pesan yang disampaikan harus mendapat pemahaman dari pihak komunikator dan komunikan.
• Unsur-Unsur Komunikasi : 

1. Komunikator : orang yang menyampaikan pesan
2. Komunikan : orang yang menerima pesan
3. Message : ide atau keinginan dari komunikator yang didukung oleh lambang 
4. Encode : proses pengiriman pesan dari komunikator ke komunikan 
5. Decode : proses penerimaan pesan 
6. Feed back : pengaruh dari adanya pesan 

• Macam-Macam Komunikasi :

1. Komunikasi Ferbal :  komunikasi yang disampaikan kepada orang lain dalam bentuk tulisan dan lisan 
2. Komunikasi Nonferbal : komunikasi yang disampaikan melalui bahasa isyarat atau gerakan tubuh

• Faktor-Faktor Komunikasi :

1. Kepercayaan (credibility) : komunikasi terjadi antara komunikator dan komunikan ada hubungan saling mempercayai.
2. Perhubungan (context) : dalam komunikasi apabila tidak terjadi kontak atau hubungan maka komunikasi tidak terjadi keberhasilan dicapai jika berhubungan dengan kondisi baik.
3. Kepuasan (content) : komunikasi harus menimbulkan rasa puas antara kedua pihak (komunikator & komunikan).
4. Kejelasan (clarity) : kejelasan yang meliputi kejelasan isi berita, tujuan yang dicapai, kejelasan kata dan bahasa.
5. Kesinambungan dan Konsisten (continuity & consistency) : komunikasi dilakukan terus menerus & konsisten dan pesan/informasi tidak saling bertentangan.
6. Kemampuan komunikan (capability of audience) : penyampaian pesan atau berita harus disesuaikan dengan kemampuan dan ilmu pengetahuan komunikan.
7. Saluran pengiriman berita (channel of distribution) : dalam menyampaikan pesan atau informasi menggunakan media atau sarana yang umum digunakan di suatu wilayah.

• Proses Komunikasi : terjadinya komunikasi yang dilakukan komunikator yang bermaksud mempengaruhi komunikan dengan penggunaan media tertentu agar memberikan tanggapan atau feedback atas pesan yang disampaikan sehingga ada saling pengertian diantara keduanya.
• Proses komunikasi dapat dibedakan :

1. Proses Komunikasi Primer : proses komunikasi yang menggunakan media atau lambang yang dapata mewakili atau sebagai alat penghubung pelaku komunikasi.

Lambang-lambang tersebut: 
a. Bahasa
b. Gerak
c. Angka
d. Suara
e. Warna
f. Gambar

2. Proses Komunikasi Sekunder : proses komunikasi yang menggunakan media sebagai sarana untuk menyampaikan pesan.
~Penyebab munculnya komunikasi sekunder :
1. Jarak komunikator dan komunikan berjauhan
2. Jumlah komunikannya banyak