Metode Pengumpulan Data

P.AP

Metode Pengumpulan Data

Definisi Metode Pengumpulan Data

Teknik atau cara yang digunakan untuk mengumpulkan data.Untuk memperoleh pengumpulan data dibutuhkan metode khusus, yaitu :

1. Pengamatan Langsung (Observasi)

Pengumpulan data dengan observasi langsung atau dengan pengamatan langsung adalah cara pengambilan data dengan menggunakan mata tanpa ada pertolongan alat standar lain untuk keperluan tersebut.

Menurut  Nawawi & Martini(1991) observasi adalah pengamatan dan pencatatan secara sistimatik terhadap unsur-unsur yang tampak dalam suatu gejala atau gejala-gejala dalam objek penelitian. Menurut Patton (dalam Poerwandari 1998) tujuan observasi adalah mendeskripsikan setting yang dipelajari, aktivitas-aktivitas yang berlangsung, orang-orang yang terlibat dalam aktivitas, dan makna kejadian di lihat dari perpektif mereka yang terlihat dalam kejadian yang diamati tersebut.

Macam-Macam Observasia.

§  Observasi Partisipatif

Dalam observasi ini, peneliti secara langsung terlibat dalam kegiatan sehari-hari orang atau situasi yang diamati sebagai sumber data. Misalnya seorang guru dapat melakukan observasi mengenai bagaimana perilaku siswa, semangat siswa, kemampuan manajerial kepala sekolah, hubungan antar guru, dsb.

§  Non participant Observation

Berlawanan dengan participant Observation, Non Participant merupakan observasi yang penelitinya tidak ikut secara langsung dalam kegiatan atau proses yang sedang diamati. Misalnya penelitian tentang pola pembinaan olahraga, seorang peneliti yang menempatkan dirinya sebagai pengamat dan mencatat berbagai peristiwa yang dianggap perlu sebagai data penelitian.Kelemahan dari metode ini adalah peneliti tidak akan memperoleh data yang mendalam karena hanya bertindak sebagai pengamat dari luar tanpa mengetahui makna yang terkandung di dalam peristiwa.Alat yang digunakan dalam teknikobservasi ini antara lain : lembar cek list, buku catatan, kamera photo, dll.Kelebihan dan KekuranganPengamatan langsung (Observasi).

Kelebihan Observasi

o   Dapat mengetahui fakta secra langsung atau nyata

o   Mendapatkan data yang tidak diragukan lagi (pasti)

o   Tidak merugikan orang lain

Kekurangan Observasi

o   Waktu pengamatan yang lama

o   Biaya yang banyak

o   Tenaga yang cukup melelahkan

2. Penelitian Dengan Mengambil Sample

Sampel adalah bagian dari populasi yang diharapkan mampu mewakili populasi dalam penelitian. Syarat Sample Yang Baik Dalam penyusunan sampel perlu disusun kerangka sampling yaitu daftar dari semua unsur sampling dalam populasi sampling, dengan syarat:

a.       Harus meliputi seluruh unsur sampel.

b.      Tidak ada unsur sampel yang dihitung dua kali

c.       Harus up to date

Batas-batasnya harus jelas harus dapat dilacak dilapangan Menurut Teken (dalam Masri Singarimbun dan Sofyan Efendi).

Ciri-ciri sample yang ideal adalah:

a.       Dapat menghasilkan gambaran yang dipercaya dari seluruh populasi yang diteliti

b.      Dapat menentukan presisi (precision) dari hasil penelitian dengan menentukan penyimpangan baku (standar) dari taksiran yang diperoleh

c.       Sederhana, sehingga mudah dilaksanakand.Dapat memberikan keterangan sebanyak mungkin dengan biaya yang rendah

Cara / Teknik Pengumpulan Sample ada beberapa teknik dalam pengambilan sampel, namun secara garis besar dapat dibagi menjadi dua:

1.      Probability Sampling atau Random Sampling

2.      Non-Probability Sampling

Jenis-Jenis Sample menurut Rath & Strong’s, ada dua jenis sampel, yaitu

1.      Sampel judgemental yaitu sampel dipilih berdasarkan pendapat analis dan hasul penelitian digunakan untuk menarik kesimpulan tentang item-item di dalam sampel yaitu pada observasi sesungguhnya.

2.      Sampel statistical yaitu sampel dipilih secara acak/random dari seluruh populasi dan hasil penelitiannya dapat digunakan untuk menarik kesimpulan tentang seluruh populasi.

3.  Wawancara

Wawancara adalah pertemuan dua orang untuk bertukar informasi dan ide melalui tanya jawab sehingga dapat dikonstruksikan makna dalam suatu topik tertentu dan dengan wawancara, peneliti akan mengetahui hal-hal yang lebih mendalam tentang partisipan dalam menginterprestasikan situasi dan fenomena yang terjadi yang tidak mungkinbisa ditemukan melalui observasi”.

4.  Perkiraan Koresponden

Koresponden adalah metode pengumpulan data dengan cara mengambil pendapat orang lain atau komentar yang diterima oleh pemakai dengan surat. Contohnya: ada suatu produk sabun, spg yang membawa produk sabun ini memberikan format pengisian data-data dari hasil yang telah diperoleh dari penggunaan produk sabun mereka, untuk seminggu kemudian diambil hasil dari apa yang sipembeli itu buat. Sehingga format yang di buat oleh sipembeli dapat sianalisa lagi.

Administrasi Perkantoran

Pengantar Administrasi Perkantoran

BAB I

Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen atau SIM  (bahasa Inggris: management information system, MIS) adalah sistem perencanaan bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis sepertibiaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang bertalian dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan manusia, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif.

Pengertian Menurut Para Ahli :

• Bodnar dan Hopwood ; buku Accounting Information System : Kumpulan perangkat kerasdan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data dalam bentuk informasi yang berguna.
• Turban, McLean, dan Waterbe ;

Buku Information Technology for Management Making Connection for Strategies Advantages : Sistem yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisa, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik.

• L. James Havery ;

Sistem merupakan prosedur logis dan rasional guna melakukan atau merancang suatu rangkaian komponen yang berhubungan satu sama lain.

• Ludwig Von Bartalanfy ;

Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.

• O’brien ;

Sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan outputdalam transformasi yang teratur.

• Azhar Susanto ;

Sistem adalah kumpulan/group dari sub sistem/bagian/komponen apapun baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerjasama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu.

Tujuan Umum.

1. Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang di inginkan manajemen.
2. Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
3. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan. Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dan dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan). Proses Manajemen Proses manajemen di definisikan sebagai aktivitas-aktivitas:
4. Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.
5. Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus di implementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.
6. Pengambilan Keputusan, proses pemilihan di antara berbagai  alternative disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih di antara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yangdipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian. Menurut Francisco Proses Manajemen adalah suatu proses Penukaran terhadap nilai dan jasa

Bagian SIM merupakan kumpulan dari sistem informasi:

1. Sistem informasi akuntansi (accounting information systems), menyediakan informasi dan transaksi keuangan.
2. Sistem informasi akademik (academic information systems), menyediakan informasi tentang proses pendidikan yang sedang berjalan di suatu akademi/sekolah/perguruan.
3. Sistem informasi pemasaran (marketing information systems), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.
4. Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information systems).
5. Sistem informasi personalia (personal information systems).
6. Sistem informasi distribusi(distribution information systems).
7. Sistem informasi pembelian(purchasing information systems).
8. Sistem informasi kekayaan(treasury information systems).
9. Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems).
10. Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems).
11. Sistem informasi analisis software
12. Sistem informasi teknik (engineering information systems).
13. Sistem informasi Rumah Sakit (Hospital information systems).

Sistem Informasi Manajemen

 Pengertian Sistem Informasi Manajemen

 1.     Sistem

Sistem adalah kumpulan komponen yang masing-masing komponen memiliki fungsi dan saling berinteraksi, saling bergantung, serrta memiliki kesatuan yang utuh untuk bekerja mencapai tujuan tertentu. Sistem menghasilkan sinergi sehingga hasil yang dicapai oleh sistem lebih besar jika dibandingkan dengan hasil dari masing-masing komponen-komponennya.

Organisasi atau perusahaan merupakan Open System, yang memiliki karakteristik sebagai berikut.

a.     Mengandung Beberapa Input atau Sumber Daya

Adapun yang termasuk input sistem kantor, anatara lain:

1)    Sumber daya manusia

2)    Uang

3)    Bahan

4)    Alat/Mesin

5)    Metode

6)    Lingkungan kantor, baik lingkungan internal, seperti tata ruang, pencahayaan, warna, maupun lingkungan eksternal kantor.

b.     Terdapat Proses

Proses dalam organisasi, meliputi :

1)    Pembagian kerja dan kerja sama

2)    Kebergatungan dan Keterkaitan

3)    Saling mempengaruhi dan membutuhkan

Menurut The Liang Gie, proses sistem kantor, meliputi :

1)    Reading atau menginterpretasi data.

2)    Writing, typing, card medium punching ( menginput data ).

3)    Recording ( merekam data ).

4)    Sorting ( mengklasifikasi data )

5)    Transmitting ( mengirimkan data ).

6)    Calculating ( mengkalkulasi data secara matematis ).

7)    Comparing ( membandingkan untuk mengecek keakuratan data ).

8)    Storing/eliminating ( menyimpan data/ membuang data yang tidak perlu )

c.       Menghasilkan Output

Dalam sebuah sistem ada sasaran atau output yang ingin dicapai bersama. Output  sistem kantor adalah informasi.

d.     Adanya Kontrol/Pengendalian

Untuk menegetahui kualitas sistem, diperlukan adanya umpan balik atau feedback. Informasi balik tentang kinerja sistem atau feedback ini melaksanakan fungsi manajemen pengawasan/pengendalian.

Sistem dengan input, proses, output, dan pengendalian.

2.     Data dan Informasi

Menurut Mills (1984) data adalah fakta mentah, hasil observasi, atau kejadian dalam bentuk angka atau simbok khusus. Dalam pengertian lain, data adalah deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi. Data dapat disebut informasi apabila data tersebut sudah diolah dengan urutan tertentu dan dijadikan dasar dalam bertindak. Pengolahan data bertujuan untuk menyusun dan menempatkan data tersebut dalam konteks untuk menghasilkan informasi yang bermakana.

Informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk lebih berguna bagi yang menerimanya serta menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan. Informasi dapat didefinisikan juga sebagai data dengan tolok banding. Atau data yang telah diolah menjadi suatu kesimpulan yang mempunyai makna lebih jika dibandingkan dengan data semula.

Pengolahan data dan informasi mencakup kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penggandaan, pedistribusian, dan penyimpanan. Pemahasan rinci mengenai kegiatan-kegiatan tersebut disajikan dalam Bab 5.

3.     Manajemen

Sebagaimana telah kita ketahui bahwa manajemen merupakan sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efisien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilakasanakan secara benar, terorganissir, dan sesuai dengan jadwal.

G.R. Terry mengemukakan manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorgaisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yan melakasanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan.

Dari  uarian diatas, dapat dipahami pengertian sistem informasi manajemen, yaitu suatu sistem yang saling bekerja sama terdiri atas sekumpulanorang, alat, serta prosedur, dan merupakan satu keasatuan yang saling berinteraksi dan berkesinambungan serta dirancang untuk mengumpulkan, memilih, menganalisis, mengevaluasi, dan mendistribusikan informasi yang baik dan siap pakai guna menghasilkan perencanaan, implementasi, dan pengendalian manajemen yang baik melalui pembuatan keputusan.

Dengan kata lain, sistem informasi manajemen adalah sistem informasi digunakan untuk menyajikan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, dan pengembalian keputusan dalam suatu organisasi. Sistem informasi manajemen menghasilkan informasi untuk memantau kinerja, memelihara koordinasi, dan menyediakan informasi untuk operasi organisasi.

Sistem informasi manajemen dibakukan dalam prosedur kerja kantor. Prosedur kerja memudahkan kegiatan yang berulang  dan rutin sehingga setiap terjadi perbaikan prosedur tidak perlu dianggap sebagai hal baru yang menjadi beban tambahan.

B.  Prasyarat Sistem Informasi Manajemen

Dalam pengelolaan sistem informasi manajemen dibutuhkan komunikasi yang baik sebagai sayarat mutlak untuk melakukan koordinasi kerja, baik secara vertikal maupun secara horizontal. Koordinasi merupakan harmonisasi usaha-usaha yang bersifat individual, dan merupakan esensi dari manajemen. Informasi dapat diampaikan secara lisan maupun tulisan, misalnya melalui rapat, surat, buku panduan, dan telepon.

Selain komunikasi sebagai prasyarat, sistem informasi manajemen merupakan kumpulan manusia, mesin, prosedur dan database. Oleh karenanya, sebuah sistem informasi tidak dapat dikatakan sebuah sistem informasi manajemen jika tidak memiliki/menggunakan database dalam pengertian database yang menyeluruh.

Selain itu, secara teorirtis komputer bukan prasyarat mutlak bagi sebuah sistem informasi manajemen. Namun dalam praktek, sistem informasi manajemen yang baik tidak akan ada tanpa bantuan kemampuan pemrosesan komputer. Prinsip utama perancangan sistem informasi manajemen adalah sistem informasi manajemen harus dijalin secara teliti agar mampu melayani tugas utama.

C.  Tujuan Sistem Informasi Manajemen

Tujuan dari Sistem Informasi Manajemen, yaotu sebagai berikut :

1.     Mneyediakan informasi yang dipergunakan didalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diiginkan manajemen.

2.     Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.

3.     Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi sistem informasi manajemen dan mengetahui bagaiman cara menggunakannya. Informasi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi  suatu masalah, menyelesaikan maslah, dan mengevaluasi kinerja karena informasi dibutuhkan dan dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian ,dan pengambilan keputusan.

Tujuan utama sistem informasi manajemen adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional perusahaan. Sistem informasi manajemen menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika.

D.  Jenis-Jenis Sistem Informasi

Setiap orgaisasi atau perusahaan mempunyai sejumlah sistem informasi yang berbeda-beda dan sistem tersebut memberikan informasi secara terus menerus kepada pihak pengguna pada semua tingkat.

Setidaknya terdapat tiga jenis sistem informasi manajemen, yaitu :

1.     Sistem Informasi Berdasarkan Pegawai

Contoh sistem informasi pada sebuah organisasi berbentuk perseroan terbatas (PT) yang Berkonsentrasi pada struktur organisasi  dengan garis komando dapat dilihat pada gambar berikut ini.

         

Data dan informasi mengalir, baik secara lisan maupun tulisan atau laporan manual dan digital. Data dan informasi tersebut digunakan sebagai tindakan kontrol dan tindakan. Alas yang lebar menunjukkan bahwa bagian bawah lebih banyak pegawai yang beroperasi. Semakin ke puncak semakin sedikit pegawai yang diperlukan dimana pekerjaan manajemen dan administrasi lebih banyak dilakukan.

Tingkatan struktur dan tingkatan wewenang dalam organisasi formal menekankan adanya koordinasi secara vertikal dan horizontal untuk mengendalikan operasional kantor. Hal ini cenderung  membatasi arus komunikasi di kalangan pegawai sehingga organisasi informal berkembang untuk pengkomunikasian informasi di kalangan pegawai. Seorang pegawai lebih cenderung untuk mencari informasi dari rekan kerja dari pada mencari informasi dari supervisor. Dengan demikian, interaksi langsung antar pegawai dapat memecahkan masalah yang berhubungan dengan pekerjaan. Sistm ini berperan sebagai sara penyebaran informasi secara cepat dan memberikan umpan balik.

Kelemahan sistem ini adalah kurangnya kualitas informasi sehingga kemungkinan besar dapat terjadi penyebaran isu negatif. Solusi terhadap kelemahan ini adalah meningkatkan metode komunikasi formal. Jika manajemen memberikan informasi yang memadai kepada para pegawai pada waktu yang tepat  dan dngan saluran komunikasi yang benar, maka isu negatif tidak mungkin berkembang.

2.     Sistem Informasi Berdasarkan Komputer

       Sistem informasi berdasarkan komputer mengacu kepada penggunaan komputer guna pengumpulan dan pengolahan rekaman serta kegiatan bisnis. Penggunaan sistem ini dapat menghasilkan keuntungan berupa kecepatan tinggi, keakuratan, serta biaya rendah dalam pengoperasian prosedur administrasi.

3.     Sistem Informasi Manajemen

       Sistem informasi manajemen merupakan sistem manual dan atau komputer terpadu yang memberikan informasi untuk mendukung operasi, manajemen, dan fungsi pengambilan keputusan suatu organisasi. Tujuan ideal yang ingin diperoleh adalah mencapai suatu situasi dimana data diolah ketika diterima dan informasi diperoleh pada waktu yang tepat sehingga berpengaruh dalam pengambilan keputusan. Banyak jenis barang yang dipasarkan misalnya, register elektronik yang dihubungkan dengan server membrikan informasi langsung untuk rekaman stok manajemen dan rekaman keuangan.

E.   Manfaat Informasi

Dengan demikian, informasi bermanfaat untuk :

1.     Perencanaan, misalnya untuk menentukan target profit yang ingin dicapai dan anggaran biaya tahun ini perusahaan membutuhkan informasi berkaitan rencana dan realisasi profit  serta biaya tahun sebelumnya. Dengan demikian, dapat dilakukan pengukuran apakah efektivitas tercapai atau tidak. Informasi tersebut dibutuhkan karena berisi data yang disertai dengan pembanding sebagai bahan masukkan dalam melakukan perkiraan untuk masa yang akan datang.

2.     Pengorganisasian, misalnya dalam menjalankan suuatu proyek, job description setiap posisi pada struktur organisasi yang sudah dibuat sebelumnya harus diduduki oleh orang-orang yang tepat. Untuk itu, perusahaan membutuhkan informasi berkenaan dengan kompetensi, pengetahuan, skill, kemampuan dari orang-orang yang terlibat dalam pekerjaan.

3.     Pelaksanaan, misalnya perusahaan melakukan perluasan pasar dengan mengirimkan produk ke daerah tertentu. Namun tiba-tiba, ada informasi terjadi banjir di jalan menuju daerah tersebut, sehingga perusahaan harus mencari jalan alternatif untuk mencapai tujuan.

4.     Pengendalian, misalnya perusahaan ingin meninjau pelaksanaan pameran apakah sesuai dengan rencana atau tidak, baik waktu maupun kualitas. Perusahaan harus mengawasi realisasi apakah ada kemajuan yang telah dicapai sekaligus membandingkan dengan rencana semula.

F.   Karakteristik Informasi Siap Pakai

Karakteristik informasi yang baik dan siap pakai, di antaranya :

1.     Relevan

       Informasi dianggap relevan jika informasi itu berkaitan dengan keperluan pengambilan keputusan. Informasi yang diterima harus relevan dengan permasalahan yang dihadapi. Contoh, hal-hal yang harus dipertimbangkan dalam menerima calon pegawai antara lain latar belakang pendidikan, pengalaman kerja, pelatihan atau kursus yang pernah diikuti. Sedangkan informasi mengenai jumlah saudara tidak relevan untuk dipertimbangkan dalam menerima calon pegawai.

2.     Akurat

       Informasi yang diterima harus bener, menggambarkan kenyataan secara objektif, tepat, tidak bias, dan sebaliknya ada derajat kebenaran sebagai hasil analisis statistik.

3.     Tepat Waktu

       Informasi harus tersedia pada saat dibutuhkan. Misalnya bagian pemasaran harus mengetahui jumlah dan jenis barang persediaan di gudang, Jangan sampai bagian pemasaran menjanjikan akan segera mengirimkan barang pesanan kepada konsumen secepatnya sementara barang yang dipesan sudah habis persediaanya di gudang. Contoh lain informasi nilai tukar mata uang hari kemarin tidak berlaku untuk transaksi hari ini.

4.     Lengkap dan Memadai

       Informasi yang diterima harus lengkap dan memadai dalam kuantitas dan kualitas sesuai dengan kebutuhan. Contoh, Pemegang saham ingin mengetahui secara keseluruhan laporan keuangan. Dengan demikian, Perusahaan harus menyediakan informasi neraca keuangan, laporan rugi laba, laporan arus kas, dan sebagainya.

5.     Up to Date

       Lingkungan eksternal selalu berubah-ubah dan berbeda-beda setiap saat. Perubahan tersebut tidak dapat dikendalikan melainkan harus diantisipasi secara proaktif. Dengan demikian, informasi yang diperoleh harus informasi terbaru yang mencakup dan mengakomodir perubahan-perubahan yang terjadi sehingga dapat memudahkan manajemen dalam mengambil keputusan.

6.     Dapat Diandalkan

       Informasi harus handal, dapat dipercaya, atau dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Informasi yang diperoleh dari gosip atau isu yang tidak jelas asal-usulnya

Tentunya tidak dapat digunakan.

7.     Dapat Dimengerti

       Informasi harus dapat dibaca dan dipahami dengan baik. Informasi dapat disajikan dalam bentuk angka, tabel, dan grafik yang jelas dan mudah dimengerti agar informasi tersebut berguna bagi pembuat keputusan dan mempermudah serta mempercepat pengambilan keputusan.

8.     Dapat Dibandingkan

       Informasi harus dapat dibandingkan dengan keadaan perusahaan saat ini, keadaan di masa lalu, keadaan masa yang akan datang, kemampuan potensial, dan dengan pihak pesaing.

G.  Hambatan Informasi bagi Pengambil Keputusan

            Dalam membuat keputusan sering dijumpai hambatan-hambatan yang disebabkan oleh rendahnya kualitas informasi. Informasi yang tersedia tidak akan mendukung proses pengambilan keputusan apabila terjadi hal-hal berikut :

1.     Infromasi tidak akurat/salah.

2.     Informasi tidak diteruskan atau ditutupi.

3.     Informasi sulit dikumpulkan.

4.     Informasi sulit ddicari.

5.     Informasi tidak jelas kebenarannya atau sulit dikonfirmasi.

6.     Sistem penyimpanan tidak jelas.

7.     Informasi yang dibutuhkan tidak diketahui.

8.     Kurang bertanggung jawab dalam mengumpulkan informasi.

9.     Informasi penting atau rahasia bocor kepada pihak lain.

10.  Dana terbatas.

H.  Input, Proses, Output, dan Pengendalian Informasi

            Setiap open system, termasuk didalamnya organisasi/perusahaan, memiliki input, proses, output, dan pengendalian. Dalam sistem informasi manajemen, keempat aspek tersebut dapat dikenali dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan, misalnya sebagai berikut ;

1.     Input

a.     Keputusan apa yang akan dibuat?

b.     Data apa yang dibutuhkan untuk menghasilkan keputusan?

c.      Informasi apa yang dibutuhkan untuk mendukung pembuatan keputusan?

d.     Berapa banyak informasi yang dibutuhkan?

e.      Dalam bentuk apa informasi tersebut diperoleh?

f.       Siapa yang bertanggung jawab untuk mengolah informasi tersebut?

g.     Dari siapa/dari mana informasi tersebut diperoleh?

h.     Bagaimana cara mendapatkan informasi tersebut?

2.     Proses

a.     Bagaimana cara membuat informasi tersebut?

b.     Bagaimana cara mengumpulkan informasi tersebut?

c.      Bagaimana cara memproses informasi tersebut?

d.     Bagaimana cara mereka informasi tersebut?

e.      Bagaimana cara mendistribusikan informasi tersebut?

f.       Bagaimana cara mengembangkan pendistribusian yang efektif dan efisien?

g.      

3.     Output

a.     Informasi seperti apa yang dihasilkan?

b.     Kapan informasi tersebut dihasilkan?

c.      Dalam bentuk apa informasi tersebut dihasilkan?

d.     Bagaimana cara mengintegrasikan informasi yang diperoleh dan bagaimana cara menyimpulkan informasi tersebut untuk mencapai tujuan?

e.      Bagaimana kualitas informasi yang dihasilkan?

f.       Puaskah para pengguna informasi dengan informasi yang dihasilkan?

4.     Pengendalian

a.     Bagaimana kualitas pegambilan keputusan yang dibuat?

b.     Sejauh mana informasi yang dihasilkan mendukung kualitas pengambilan keputusan?

c.      Apakah keputusan yang diambil sudah sesuai dengan harapan dan logis?

d.     Bagaimana para pengolah informasi mempertanggungjawabkan tugas yang diberikan?

e.      Apakah ada masalah atau penyimpangan yang timbul selama terjadi input, proses, atau output?

f.       Dari manakah masalah atau penyimpangan tersebut  timbul?(dari grup, personal, departemen, divisi, organisasi secara keseluruhan, atau luar organisasi)

g.     Bagaimana cara melakukan koreksi atau revisi tersebut dilakukan?

h.     Kapan koreksi atau revisi tersebut dilakukan?

i.       Bagaiman bentuk dan pendistribusian informasi yang dapat menjamin rahasia atau keamanan informasi?

j.       Berapa banyak pengeluaran yang dibutuhkan untuk menghasilkan informasi?

k.     Sejauh mana sistem dan prosedur kantor dapat mendukung kualitas informasi dan pengambilan keputusan?

l.       Bagaimana pengklasifikasian sistem informasi?

m.  Apakah perlu melakukan cross check dengan sumber lain? Bagaimana hal tersebut dilakukan?

n.     Bagaimana kemampuan pegawai dalam menganalisis informasi? Apakah perlu dikembangkan lagi?

o.     Apakah sistem informasi manajemen yang ada dapat meningkatkan kinerja organisasi secara keseluruhan?

p.    Apakah perlu sistem informasi manajemen tersebut dikembangkan lagi? Bagaimana cara mengembangkannya?

I.      Pengendalian Sistem Informasi Manajemen

            Rancangan sistem organisasi perusahaan menekankan pada pentingnya informasi, pengolahan sistem informasi, dan pengkomunikasian informasi yang baik kepada pihak pemakai informasi. Jika keakuratan dan ketersediaan informasi diragukan manajemen tiak dapat mengendalikan organisasi secara efektif sehingga akan mengalami kesulitan dalam pengambilan keputusan. Oleh karena itu, sistem informasi manajemen perusahaan perlu dikelola secara optimal karena informasi merupakan dasar pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Di samping itu, pengelolaan sistem informasi manajemen yang baik mendukung tercapainya manajemen perusahaan yang berkualitas.

            Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan bagian dari pengedalian internal suatu bisnis, meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis, seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis.

            Pengendalian sistem informasi adalah keseluruhan kegiatan dalam bentuk mengamati, membina, dan mengawasi pelaksanaan mekanisme pengelolaan sistem informasi, khusunya dalam fungsi-fungsi perencanaan informasi, transformasi, organisasi, dan koordinasi. Pengendalian sistem informasi merupakan bagian yang tidak dapat dipisahkan dari pengelolaan sistem informasi , bahkan melaksanakan fungsi yang sangat penting karena mengamati setiap tahapan dalam proses pengelolaan informasi. Ada beberapa keterampilan untuk mengelola pengendalian sistem informasi yaitu sebagai berikut :

1.     Kemampuan mengendalikan kegiatan perencanaan informasi.

2.     Kemampuan mengendalikan proses transformasi informasi.

3.     Kemampuan mengendalikan organisasi pelaksana sistem informasi.

4.     Kemampuan-kemampuan kegiatan koordinasi.

                 Dengan kemampuan-kemampuan itu maka terjamin kelancaran pelaksanaan pengelolaan sistem informasi.