JENIS DOKUMEN

Jenis-Jenis Dokumen Ditinjau Dari Berbagai Segi

Berdasarkan kamus umum bahasa Indonesia, dokumen adalah suatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan, seperti akta kelahiran, surat nikah, surat perjanjian.

Ensiklopedi Administrasi menyatakan dokumen adalah warkat asli yang digunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai alat pembuktian atau sebagai alat untuk mendukung suatu keterangan.

Berikut ini akan dijelaskan berbagai jenis dokumen ditinjau dari berbagai segi, diantaranya dokumen ditinjau dari pemakainya, dokumen ditinjau dari nilai kegunaaqnya, dokumen ditinjau berdasarkan sumbernya, dokumen ditinjau berdasarkan fungsinya, ditinjau dari penelitian, ditinjau dari ruang lingkup dan bentuk fisiknya.

Dokumen Ditinjau dari Pemakaiannya

Berdasarkan segi pemakaiannya, dokumen dapat dibedakan menjadi empat macam, yaitu:

1. Dokumen pribadi, dokumen pribadi merupakan surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada seseorang. Contoh: akta kelahiran, ijazah, piagam, KTP, SIM, surat nikah.

   

   ijazah

   
   

   

   KTP

   
   

   

   akte kelahiran

2. Dokumen niaga, adalah surat-surat niaga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi dalam transaksi jual beli dalam dunia perdagangan. Contoh: cek, obligasi, kuitansi, wesel, saham, faktur.

   

   kuitansi

   
   

   

   cek

   
   

   

   obligasi

3. Dokumen sejarah, adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada masa lalu. Contoh: naskah proklamasi, naskah sumpah pemuda, fosil-fosil manusia purba, foto perjuangan, batu tulis.

   

   fosil manusia purba

   
   

   

   batu tulis ciaruteun

4. Dokumen pemerintah, adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi dalam pemerintahan suatu negara. Contoh: UUD 1945, undang-undang, peraturan pemerintah, keputusan presiden, keputusan menteri, peraturan daerah, naskah kerja sama antar negara.

Dokumen Ditinjau dari Nilai Kegunaannya

Ditinjau dari nilai kegunaanya, dokumen dibedakan menjadi 4 macam, yaitu:

1. Nilai Penerangan, merupakan surat-surat berharga yang dapat digunakan sebagai alat pembuktian dalam memberikan informasi kepada masyarakat.
2. Nilai perdagangan, merupakan surat-surat berharga yang dipakai sebagai alat pembuktian dalam transaksi jual beli dalam dunia perdagangan.
3. Nilai yuridis, merupakan surat-surat berharga yang dapat digunakan sebagai alat pembuktian secara hukum dimuka pengadilan.
4. Nilai historis, adalah surat-surat berharga yang dapat dijadikan alat pembuktian peristiwa penting peristiwa penting yang terjadi pada masa lalu.

Dokumen Ditinjau dari Sumbernya

Berdasarkan sumbernya dokumen dibedakan menjadi lima yaitu,

1. Dokumen yang bersumber dari pemerintah, misalnya undang-undang, peraturan pemerintah, keputusan, surat keterangan yang dikeluarkan pemerintah.
2. Dokumen yang bersumber dari swasta yang memiliki kekuatan hukum,  misalnya akta notaris, visum dokter.
3. Dokumen yang bersumber dari kontrak-kontrak dagang, misalnya surat perjanjian, surat kontrak.
4. Aktivasi lembaga persurat kabaran dan penerbitan, misalnya kliping, kaledoskop.
5. Perseorangan, misalnya koleksi keramik Adam Malik.

Dokumen ditinjau dari fungsinya

Ditinjau dari fungsinya, dokumen dibedakan menjadi dua macam, yaitu:

1. Dokumen dinamis, adalah dokumen yang dapat dipakai secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Dokumen dinamis dapat dibedakan atas: Dokumen Aktif, Dokumen semi Aktif, Dokumen in Aktif.
2. Dokumen statis, adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor.

Dokumen ditinjau dari penelitian

Ditinjau dari penelitian, dokuemn dibedakan menjadi tiga macam yakni:

1. Dokumen primer, adalah dokumen yang berisi informasi penelitan langsung dari sumbernya. Contoh: Paten penelitian, laporan, disertasi, kertas kerja.
2. Dokumen sekunder, merupakan dokumen yang berisi informasi mengenai literartur primer. Contoh: Bibliografi.
3. Dokumen tertier, adalah dokumen yang berisikan informasi yang mengenai literatur sekunder. Contoh: buku teks, buku panduan liteartur, dan bibliografi.

Dokumen ditinjau dari ruang lingkup dan bentuk fisiknya

Ditinjau dari ruang lingkup dan bentuk fisiknya, dokumen dibedakan menjadi tiga macam yaitu:

1. Dokumen literal, adalah dokumen yang terjadi akibat dicetak, ditulis, digambar, atau direkam. Seperti buku-buku, majalah, koran, pita kaset, film, laporan, disertasi, tesis, brosur, leaflet, monografi. Titik berat dokumen literal adalah informasi yang terdapat pada benda. 
2. Dokumen korporal, merupakan dokumen berwujud benda sejarah. Seperti benda-benda seni dan benda-benda kuno. Contohnya: keris, archa, batu pualam, pakaian adat, mata uang kuno, fosil-fosil, tugu, batu bersurat, candi, film dokumenter. Dokumen korporal disimpan dan dipelajari dalam bidang ilmu permuseuman.
3. Dokumen privat, adalah dokumen yang berwujud surat menyurat/arsip. Bidang penyimpanan surat menyurat ini dipelajari dalam ilmu kearsipan. Contohnya adalah: dokumentasi sejarah seperti: UUD 45, teks pancasila, teks proklamasi, sumpah pemuda. Dokumen niaga, Dokumen pribadi.