PROSES KOMUNIKASI

ADM. PERKANTORAN

MATERI KORESPONDENSI KELAS X AP

MATERI KORESPONDENSI KELAS X AP :

 

Pengertian komunikasi di definisikan dari beberapa ahli : 
a. Komunikasi didefinisikan sebagai proses mengirim dan menerima pesan, dan dikatakan efektif apabila pesan dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau mendorong orang lain untuk bertindak sesuai dengan pesan tersebut. (Bovee 2003)
b. Robbins (2003) mendefinisikan komunikasi sebagai proses pemindahan data dan memehami makna yang dimaksudkan
Jadi, komunikasi pada intinya suatu rangkaian kegiatan yang menyampaikan warta dari seseorang kepada orang lain dalam rangka usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.
Komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat penting dalam kegiatan kantor memiliki hakikat kantor sebagai kumpulan orang yang bersama-sama menyelenggarakan kegiatan kantor atau kegiatan ketatausahaan. Seorang manajer harus dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor baik secara horisontal maupun vertikal atau secara diagonal. Pengurusan informasi atau information handling yakni menyampaian dan penerimaan berita, akan berjalan dengan baik bila dalam kantor itu terdapat komunikasi yang efektif.

1. KOMUNIKASI LISAN
    Komunikasi lisan adalah ucapan atau kata-kata atau kalimat,melalui apa yang dikatakan dan bagaimana mengatakannya. Komunikasi lisan dapat dibedakan menjadi dua macam , yaitu komunikasi secara langsung dan tidak langsung.

2. KOMUNIKASI TERTULIS
    Komunikasi tertulis atau tercetak adalah komunikasi denagn rangkaian kata-kata atau kalimat, kode-kode (yang mengandung arti), yang tertulis atau tercetak yang dapat di mengerti oleh pihak lain.

Proses Komunikasi 
Komunikasi biasanya terjadi secara terencana dan berkesinambungan.
a. Pengirim mempunyai ide dan berkeinginan untuk membaginya
b. Pengirim menjadikan ide dengan memutuskan bentuk pesan (tulisan, ekspresi wajah, isyarat gerak), panjang,  organisasi, nada, dan tipe yang semuanya tergantung pada ide, audiensi, pembawaan diri maupun mood pengirim.
c. Pengirim mengirimkan pesan dengan memilih jalur komunikasi dan media yagn tergantung pada pesan, lokasi audiens, kebutuhan akan kecepatan diterima dan formalitas yang dibutuhkan.
d. Penerima mendapatkan pesan. Agar komunikasi terjadi, penerima harus mendapatkan pesan.
e. Penerima menguraikan pesan, dengan memahami pesan yang disampaikan dan menyampaikannya di pikirannya. Jika telah memahami dengan benar pesan yang disampaikan, dengan arti yang sama sesuai dengan yang dimaksud pengirim.
f. Penerima memberikan feedback yang memungkinkan pengirim mengevaluasi efektivitas dari pesan.

Asas Komunikasi 
Geoffery Mills dan Oliver Standing ford mengemukakan 4 asas pokok komunikasi, agar komunikasi itu dapat berjalan dengan efektif, antara lain :
a. Komunikasi berjalan antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain .
b. Orang hanya dapat memahami tentang suatu hal jika menghubungkan dengan hal lain yang telah dimengerti
c. Orang melakukan komunikasi mempunyai suatu kewajiban untuk membuat dirinya dimengerti
d. Orang tidak paham dalam menerima pesan mempunyai kewajiban untuk meminta penjelasan  

Cara dan Alat Komunikasi
Cara dan alat alat yang dapat dipergunakan untuk mengadakan komunikasi dalam suatu organisasi adalah :
a. Wawancara khusus
b. Rapat kerja, konfrensi, atau pertemuan segenap anggota organisasi atau pegawai dalam suatu perusahaan
c. Pembicaraan telepon
d. Penerbitan
e. Surat edaran
f. Papan pengumuman
g. Plakat
h. Laporan tahunana kepada para anggota organisasi atau pegawai dalam persuahaan.
i. Surat yang dikirimkan langsung kepada pegawai
j. Film, slides atau alat alat serupa lainnya.

Untuk menetapkan sesuatu sarana yang tepat bagi sesuatu keperluan, manajer perkantoran perlu mempertimbangkan 7 faktor utama yang dikemukakan oleh Mills dan Standingford yaitu :
a. Kecepatan
Faktor ini menentukan apakah komunikasi akan dilakukan dalam surat biasa, surat kilat atau telegram misalnya.
b. Kecermatan
Faktor ini menetukan apakah angka angka itu dikirim secara tertulis atau disampaikan melalui telepon yang mungkin salah didengar misalnya.
c. Keselamatan
Faktor ini menentukan apakah sebaiknya dihantarkan atau diposkan misalnya.
d. Kerahasiaan
Faktor ini menentukan apakah warta dikirm melalui teleks atau pos tercatat.
e. Warkat
Faktor ini menentukan apakah komunikasi perlu dengan surat atau cukup dengan komunikasi lisan.
f. Kesan
Faktor ini dapat menentukan apakah cukup dengan stensilan atau dicetak dengan mewah.
g. Biaya
Semua unsur biaya harus dipertimbangkan dalam pemilihan sesuatu sarana komunikasi.

Fungsi Komunikasi 
Menurut Scott dan Mitchel (1976) dalam berkomunikasi mempunyai 4 fungsi yang sangat penting yaitu :
a. Fungsi Kontrol
Setiap komunikasi mempunyai hierarki dengan wewenang yang menyertainya. Komunikasi formal dapat dilakukan untuk mengontrol karyawan dengan menanyakan ulang diskripsi pekerjaannya dalam hal – hal lain yang membutuhkan komunikasi dengan atasan mereka.
b. Fungsi Motivasi
Fungsi ini dilakukan melauli pemberian feedback kepada bawahan mengenai apa yang telah mereka kerjakan, sebaik apa mereka mengerjakannya, dan apa yang seharusnya dilakukan untuk meningkatkan kinerja mereka di masa depan.
c. Fungsi Emosi
Pada dasarnya salah satu tujuan bekerja adalah melaksanakan interaksi sosial. Salah satu bentuk interaksi sosial adalah komunikasi di mana masing – masing anggota organisasi dapat mengekrepesikan emosi yang negatif.
d. Fungsi Informasi
Fungsi ini berhubungan dengan memperlancar pegnambilan keputusan yang dapat dilakukan oleh pihak manajemen. Dengan mentransfer data dan alternaif pilihan yang ada, individu atau organisasi akan mudah dalam mengambil keputusan.