Penemuan Kembali Arsip

Keberhasilan pelaksanaan manajemen arsip dinamis atau arsip aktif, akan nampak dengan jelas, bilamana semua bahan yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali, dan mudah pula dikembalikan ke tempat semula. Karena, penemuan atau pencarian dokumen merupakan salah satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang bertujuan untuk menemukan kembali arsip, karena akan dipergunakan dalam proses penyelengaraan administrasi. Menemukan kembali, juga berarti memastikan dimana suatu arsip yang akan dipergunakan itu disimpan, dalam kelompok berkas apa arsip itu berada, disusun menurut sistem apa, dan bagaimana cara mengambilnya.

Menemukan kembali arsip, tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip dalam bentuk fisiknya, akan tetapi juga menemukan informasi yang terkandung didalamnya. Oleh karena itu, penemuan kembali ini sangat berhubungan dengankeakuratan sistem pemberkasan atau penyimpanannya.

Kegiatan penemuan kembali merupakan barometer efisiensinya penyajian informasi kearsipan. Siklus penemuan kembali arsip yang dibetuhkan (retrieval/finding cyclus), dan siklus penempatankembali (filing cyclus) merupakan prosedur yang memerlukan penanganan tersendiri.

Salah satu hal penting yang sering diabaikan dalam penemuan kembali arsip ialah, tidak melakukan pencatatan dalam transaksi peminjaman. Kita seringmengambil arsip tanpa melatui bukti tertulis, atau hanya meminjam lisan saja, bahkan mungkin menggunakannya tanpa seijin petugas, karena merasa sesama teman kantor. Akibatnya, bila kita lupa mengembalikannya, maka arsip itu bisa hilang atau tercecer disembarang tempat. Oleh karena itu, bila kita meminjam arsip sebaiknya mempergunakan surat pinjam atau kartu permintaan pinjam melalui petugas yang menanganinya. Untuk menghindari hal itu, maka perlu dibuat lembar/kartu pinjam arsip. Contoh lembar/kartu pinjam arsip adalah sebagai berikut:

Lembar/Kartu Peminjaman Arsip

1. Kode arsip :

2. Nomor surat :

3. Tanggal surat :

4. Pokok/Hal surat :

5. Peminjaman :

a. Nama :

b. Jabatan :

c. Unit kerja :

6. Tanggal peminjaman :

7. Tanggal pengembalian :

Yang memberikan :                                                                             Yang meminjam :

Nama Terang                                                                                          Nama Terang

Kembali Tanggal :                                                                                Yang menerima :

Yang mengembalikan :

Setelah peminjam mengisi lembar peminjaman, maka perlu dipertanyakanapakah peminjam boleh langsung melakukan akses ke laci filling cabinet atau kealmari arsip?. Sebelum menjawab pertanyaan itu, perlu disampaikan bahwa ada 2 (dua) sistem layanan yaitu: (a) layanan terbuka (opened access) yaitu penggunadiperbolehkan langsung mengambil dokumen yang diingininya dari tempatnya (rak,laci, folder, dsb.), (b) layanan tertutup (closed access), yaitu pengguna tidak diperbolehkan mengambil sendiri dokumen yang diinginkannya dari tempatnyamelainkan harus melalui petugas. Biasanya untuk arsip, sistem yang dipakai ialahsistem layanan tertutup.

Pemeliharaan Arsip

Dalam penjelasan umum UU No.7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuanPokok Kearsipan dinyatakan bahwa untuk kepentingan pertanggungjawaban nasionalkepada generasi yang akan datang, perlu diselamatkan bahan-bahan bukti yangnyata benar, serta lengkap mengenai kehidupan dan penyelenggaraan pemerintahan negara baik masa lampau, masa sekarang dan masa yang akan datang.

Penyelamatan bahan-bahan bukti tersebut merupakan masalah yang menjadi bidangkearsipan dalam arti yang luas. Pemeliharaan arsip mencakup usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan. Kerusakan atau kemusnahan arsip bisa datang dari arsip itu sendiri, maupun disebahkan oleh serangan-serangandari luar arsip. Sedangkan, pengamanan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukanuntuk meniaga arsip-arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan akibat penggunaan. Usaha pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah,dan mengambil. langkah-langkah, tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip beserta informasinya (isinya). Pengamanan arsip dari segi fisiknya dapat dilakukan dengan cara restorasim dan laminasi. Restorasi arsip adalah memperbaiki arsip-arsip yang sudah rusak, atau yang sulit digunakan, agar dapat dipergunakan clan dapat disimpan kembali.

Sedangkan, laminasi adalah menutup kertas arsip diantara 2 (dua) lemari plastik, sehingga arsip terlindung dan aman dari bahaya kena air, udara lembab dan serangan serangga. Dengan cara itu, arsip akan tahan lebih lama untuk disimpan. Sedangkan pengamanan atau upaya menyelamatkan informasi yang terkandung dalam arsip (isi) dapat dilakukan dengan mengalih mediakan ke dalam bentuk media lain, seperti pada micro film, film, dan ke media digital.