MANFAAT OTOMATISASSI PERKANTORAN

Otomatiasasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi, mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehingga perusahaan mampu berkompetisi dengan lebih baik.

Otomatisasi adalah penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia. Otomasi Kantor (Office Automation) adalah semua sistem elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada di dalam maupun di luar perusahaan.

Otomasi kantor merupakan proses kerja mesin dan sedikit usaha manusia. Otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Fasilitas dari otomasi perkantoran meliputi dari berbagai jenis komputer melalui jaringan komunikasi dengan mesin faksimili dan pencetak, pengolahan data, arsip elektronik, surat elektronik, pengaturan jadwal rapat otomatis, sistem informasi manajemen, dan pemrograman.

Otomasi perkantoran sering disebut juga sebagai kantor elektronik, karena aliran dokumen dari satu bagian ke bagian lain dilakukan secara elektronik. Kantor dapat diartikan sebagai tempat dimana dilakukan berbagai macam kegiatan pelaksanaan organisasi dalam rangka mencapai tujuan.

Para ahli komputer mempunyai tanggung jawab, karena dengan adanya otomasi perkantoran, peran tradisional para manajemen tingkat menengah berubah secara drastis. Hal ini disebabkan karena pimpinan perusahaan mendapatkan informasi/laporan langsung dari komputer terhadap profesi yang mereka lakukan dan setiap orang harus memiliki etika masing-masing.

Manfaat yang dapat diperoleh perusahaan dalam pemanfaatan sistem otomatisasi perkantoran, diantaranya :

1. Otomatisasi perkantoran membuat informasi menjadi lebih murah dan mudah digunakan, dipindahkan, dan dirawat.
2. Dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.
3. Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, komputer mampu menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
4. Pemecahan masalah kelompok/tim.
5. Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.
6. Sebagai pelengkap bukan pengganti.
7. Sebagai suatu cara komunikasi bisnis. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional seperti percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA hanya melengkapi komunikasi tradisional.
8. Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan.
9. Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat

Sumber :
     1.  Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia 2013
     2.  Dihimpun dari berbagai sumber