MICROSOFT EXCEL

Materi tentang Microsoft Excel

MICROSOFT EXCEL

A. Pengenalan Microsoft Excel

Microsoft Excel atau Microsoft Office Excel adalah sebuah program aplikasi lembar kerja spreadsheet

yang dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft Corporation untuk sistem operasi Microsoft Windows dan Mac OS. Aplikasi ini memiliki fitur kalkulasi dan pembuatan grafik yang baik, dengan menggunakan strategi marketing Microsoft yang agresif, menjadikan Microsoft Excel sebagai salah satu program komputer yang populer digunakan di dalam komputer mikro hingga saat ini. icrosoft Excel merupakan perangkat lunak untuk mengolah data secara otomatis meliputi perhitungan dasar,  penggunaan fungsi-fungsi, pembuatan grafik dan manajemen data. Perangkat lunak  ini  sangat membantu untuk  menyelesaikan permasalahan  administratif mulai  yang  paling  sedernaha  sampai  yang  lebih kompleks. Permasalahan sederhana tersebut misalnya membuat rencana kebutuhan barang meliputi nama barang, jumlah barang dan perkiraan harga barang.

B. Fungsi Microsoft Excel

1. Kalkulasi, dengan program ini kita bisa melakukan kalkulasi atau penghitungan dengan mudah, baik penghitungan yang sederhana maupun dengan rumus – rumus yang sangat kompleks.

2. Grafik, dengan program ini kita bisa mempresentasikan data kita dalam bentuk grafik yang komunikatif.

3. Komunikasi, dengan program ini kita juga bisa berkomunikasi dengan pengguna (user) lain.Program ini sudah dirancang untuk bisa saling bertukar informasi dalam bentuk jaringan dimana orang lain bisa membuka lembar kerja kita dari terminal (komputer) yang berlainan,bahkan ia juga bisa melakukan perubahan pada lembar kerja yang sama pada saat yang bersamaan pula.

4. Internet,suatu saat mungkin kita akan mengirim data dalam bentuk tabel atau grafik pada orang lain di tempat di seluruh dunia,Microsoft Excel bisa melakukanya dengan baik sekali.

5. Otomatis, dengan Excel kita bisa menggunakan otomatisasi penghitungan data yang kita ketikkan.Dengan perumusan yang benar,maka Excel akan langsung melakukan perubahan secara otomatis terhadap data kita setiap kali mengalami perubahan.

6. Aplikasi, Microsoft Excel dapat membantu kita merancang aplikasi siap pakai,yaitu dengan fasilitas macro.

C. Kelebihan dan Kekurangan Microsoft Excel 2007

1.      Jumlah kolom yang tersedia di Excel 2007 adalah 16.384 yang dimulai dari kolom A hingga berakhir di kolom XFD, versi sebelumnya hanya 256 kolom.  Serta baris dalam Excel 2007 sebanyak 1.048.576 yang dimulai dari baris 1 dan berakhir di baris 1.048.576, versi sebelumnya 65.536.

2.      Pada Excel 2003, jumlah sel sekitar 16 juta, tapi pada Excel 2007, jumlah sel mencapai 17 miliar.

3.      Memori yang digunakan di dalam komputer, saat ini dapat sampai batas maksimal yang berlaku di Microsoft Windows, sebelumnya hanya 1 megabyte.

4.      Jumlah warna unik dalam sebuah workbook dapat mencapai 4.3 milyar, sebelumnya hanya 56.

5.      Jumlah kondisi pada fasilitas format kondisional, Excel versi terbaru ini hanya dibatasi oleh kapasitas memori, sebelumnya hanya ada 3 kondisi.

6.      Jumlah level pada fasilitas Sort atau pengurutan data, saat ini sampai 64 level, bandingan dengan versi sebelumnya yang hanya 3 level.

7.      Jumlah daftar pada menu drop-down dalam fasilitas Filter bisa mencapai 10.000, sebelumnya hanya 1.000.

8.      Maksimal jumlah karakter dalam sebuah formula diperbolehkan sampai 8.000, sebelumnya hanya 1.000 karakter.

Beberapa kelemahan Excel 2007 adalah:

1.      Pivot tabel yang menyertakan banyak kolom/pertanyaan menghasilkan tabel berupa crosstab atau nested atau tersarang, banyak orang belum mampu membuat tabel dalam 1 pivot yang stack atau berjajar. Jadi mau tidak mau membuat 2 tabel pivot untuk masing-masing pertanyaan/kolom. Kendalanya adalah  harus memperhitungkan jumlah kategori jawaban yang akan ditabelkan, karena pivot otomatis akan menggunakan kolom dan baris baru ke samping/kebawah sehingga jika di samping atau dibawah ada tabel pivot lain, maka akan error.

2.      Untuk tabel yang besar dengan ukuran file lebih dari 10MB, maka setiap editing/updating data, maka secara default excel akan melakukan proses Workbook Calculating yang kecepatannya tergantung dari processor dan ram komputer.

3.      Untuk membuat kolom baru yang berisi pengkategorian dari sebuah kolom/jawaban pertanyaan, atau membuat filter responden; kita harus membuat rumus excel baik rumus matematika, logika maupun text.

D. Istilah-istilah dalam Excel 2007

Microsoft Excel merupakan perangkat lunak untuk mengolah data secara otomatis meliputiperhitungan dasar, penggunaan fungsi-fungsi, pembuatan grafik dan manajemen data.Perangkat lunak ini sangat membantu untuk menyelesaikan permasalahan administratif mulai yang paling sedernaha sampai yang lebih kompleks. Permasalahan sederhana tersebut misalnya membuat rencana kebutuhan barang meliputi namabarang, jumlah barang dan perkiraan harga barang.  Contoh permasalahan yang lebih kompleks adalah pembuatan laporan keuangan (general ledger) yang memerlukan banyak perhitungan, manajemen data dengan menampilkan grafik atau pivot tabel atau penggunaan fungsi-fungsi matematis ataupun logika pada sebuah laporan. untuk lebih jelasnya fungsi-fungsi tersebut di sampaikan pada paparan di bawah ini :

Istilah-istilah dalam Excel

a)      Cell : merupakan bagian terkecil dari worksheet yng dapat diisi dengan jumlah karakter (max. 255 karakter) isi cell dapat berupa value, formula atau text. Contoh : cell A3, cell D5

b)      Worksheet (lembar Kerja) : merupakan kumpulan dari 256 kolom dan 65536 baris.

c)      Workbook (buku kerja) : merupakan kumpulan dari 256 worksheet (berlabel sheet1 sampai sheet 256)

d)     Range : merupakan sekelompok cell yang akan mendapataksi sama sesuai perintah yang anda jalankan. Pemberian alamat/ address dilakukan mulai dari cell sudut kiri atas sampai cell sudut kanan bawah. Contoh : A4:D6 → range mulai dari cell A4 sampai cell D6

e)      Alamat Relatif : merupakan alamat yang jika dituliskan kedalam bentuk rumus atau fungsi akan berubah jika dicopy ke cell lain.
Contoh : cell berisi formula A5*6 ,B3 dicopy ke C5 formula pada C5 berubah menjadi B8*6

f)       Alamat Semi Absolut : merupakan alamat yang dituliskan dengan tanda $ didepan baris atau kolomsehingga nilai tidak akan berubah.
Contoh : Cell B1 berisi formula $A1*7,B1 dicopy kan ke D5 formula pada D5 menjadi $A5*7

g)      Alamat Absolut : merupakan alamat yang dituliskan dengan tanda $ didepan baris dan kolom.tekan tombol F4 untuk menghasilkan alamat absolut pada formula bar. Contoh : cell B1 berisi formula $A$1&5,B1 dicopy kan ke C3 formula pada C3 menjadi $A$1*5

h)      Name Box : menunjukkan pada cell/ range yang aktif saat itu. Anda dapat juga membuat nama range melalui kotak nama disebelah kiri formula bar. Contoh : Holla nama lain range A5:G7

E. Tombol    Fungsi :

·         ← ↑ → ↓    Pindah satu sel ke kiri, atas, kanan atau bawah

·         Tab    Pindah satu sel ke kanan

13px; line-height: 19px; margin-left: 54pt; text-align: justify; text-indent: -18pt;”>·         Enter    Pindah satu sel ke bawah

·         Shift + Tab    Pindah satu sel ke kiri

·         Shift + Enter    Pindah satu sel ke atas

·         Home    Pindah ke kolom A pada baris yang sedang dipilih

·         Ctrl + Home    Pindah ke sel A1 pada lembar kerja yang aktif

·         Ctrl + End    Pindah ke posisi sel terakhir yang sedang digunakan

·         PgUp    Pindah satu layar ke atas

·         PgDn    Pindah satu layar ke bawah

·         Alt + PgUp    Pindah satu layar ke kiri

·         Alt + PgDn    Pindah satu layar ke kanan

·         Ctrl + PgUp    Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar berikutnya

·         Ctrl + PgDn    Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar sebelumnya

F. Penggunaan Rumus dan Fungsi

Rumus  dan  fungsi  dalam  Excel  mempunyai  pengertian  yang  berbeda,  rumus  berupa instruksi matematika dalam suatu sel/range dalam lembar kerja dengan operator aritmatik seperti : +,-, ,/,* dan ^. Sedangkan Fungsi merupakan rumus siap pakai yang digunakan sebagai alat bantu dalam proses perhitungan. Excel menyediakan ratusan fungsi siap pakai diantaranya fungsi tanggal dan waktu, matematika dan trigonometri, finansial, statistik, lookup dan referensi, database, teks, dan lain-lain.

1.       Menggunakan Rumus (Formula)

Rumus merupakan bagian terpenting dari Program Microsoft Excel , karena setiap tabel dan dokumen yang kita ketik akan selalu berhubungan dengan rumus dan fungsi. Operator matematika yang akan sering digunakan dalam rumus adalah ;

Lambang Fungsi:
+          Penjumlahan
–           Pengurangan
*          Perkalian
/           Pembagian
^          Perpangkatan
%         Persentase

Proses perhitungan akan dilakukan sesuai dengan derajat urutan dari operator ini, dimulai dari pangkat (^), kali (*), atau bagi (/), tambah (+) atau kurang
(-).

2.         Macam-macam formula

1. =SUM(…)

Fungsinya        : Untuk melakukan penjumlahan

Bentuk umum : =SUM(range sel)

Contoh            : Misalkan kita akan menjumlahkan dari sel H5

sampai sel H15

Penulisan         : =SUM(H5:H15)

2. =COUNT(…)

Fungsinya        : Untuk melakukan counter

Bentuk umum : =COUNT(range sel)

Contoh            : Misalkan kita akan menghitung jumlah pegawai

yang berada di sel B5 sampai sel B15

Penulisan         : =COUNT(B5:B15)

3. =MAX(…)

Fungsinya        : Untuk mencari nilai maksimum (terbesar)

Bentuk umum : =MAX(range sel)

Contoh            : Misalkan kita ingin menetukan nilai terbesar dari

sederetan sel yang berada di sel F1 sampai sel

F17

Penulisan         : =MAX(F1:F17)

4. =MIN(…)

Fungsinya        : Untuk mencari nilai minimum (terkecil)

Bentuk umum : =MIN(range sel)

Contoh                        : Misalkan kita ingin menentukan nilai terkecil dari

sederetan sel yang berada di sel F1 sampai sel F17

Penulisan         : =MIN(F1:F17)

5. =AVERAGE(…)

Fungsinya        : Untuk mencari nilai rata-rata

Bentuk umum : =AVERAGE (range sel)

Contoh            : Misalkan kita ingin mengetahui nilai rata-rata dari

sel A11 sampai A17

Penulisan         : =AVERAGE(A11:A17)

6. =ABS(…)

Fungsinya        : Untuk mengubah angka-angka yang ada dalam

daftar argumennya menjadi bilangan mutlak

(absolut)

Bentuk umum : =ABS(range sel)

Contoh            : Misalkan kita bermaksud mengetahui secara

mutlak dari sel yang kita aktifkan, misal di sel

F17

Penulisan         : =ABS(F17)

7. =SQRT(…)

Fungsinya        : Untuk menghitung akar dari bilangan X. Bilangan

X tidak boleh negatif

Bentuk umum : =SQRT(range sel)

Penulisan         : = SQRT(25)

8. =IF(…;…;…)

Fungsinya        : Untuk mengecek apakah nilai yang kita gunakan

sebagai kunci benar atau salah (memenuhi syarat

atau tidak)

Bentuk umum: =IF(logical_test ; Value_if_true ; Value_if_false)

Contoh            : Misalkan kita akan membandingkan nilai di suatu

sel yang berada di sel F17, tentang kriteria siswa

dinyatakan lulus atau gagal dengan ketentuan

sbb.Jika nilai rata-rata siswa lebih besar sama

dengan 60, maka siswa dinyatakan LULUS, dan

sebaliknya.

Penulisan         : =IF(F17>=60:”LULUS”;”GAGAL”)

(artinya jika kolom F17 lebih besar sama dengan

60, maka LULUS, jika kurang dari 60, maka

GAGAL)

Keterangan :

Jika kondisi di sel F17 terpenuhi, maak kerjakanValue_if_true, jika kondisi di sel F17 tidak terpenuhi, maka kerjakan Value_if_false

9. =DATE(Year,Month,Date)

Fungsinya        : Untuk menghitung jumlah hari

Contoh            : =DATE(73,8,11) à 26887 hari

10. =VLOOKUP

Fungsinya        : Untuk pembacaan suatu tabel secara vertikal

Bentuk umum: =VLOOKUP(lookup_value; table_array;

Col_index_num; Range_lookup)

11. =HLOOKUP

Fungsinya        : Untuk pembacaan suatu tabel secara horizontal

Bentuk umum: =HLOOKUP(lookup_value; table_array;

Col_index_num; Range_lookup)

12. =LEFT(…;…)

Fungsinya        : Untuk mengambil teks sejumlah karakter tertentu

dari sebuah kiri

Bentuk umum: =LEFT(teks;jumlah karakter yang diambil)

Contoh            : Misal kita akan mengambil karakter yang ada di

sel F17 (Februari) sebanyak 3 huruf

Penulisan         : =LEFT(F17;3) à hasilnya Feb

13. =RIGHT(…;…)

Fungsinya        : Untuk mengambil teks sejumlah karakter tertentu

dari sebuah kanan

Bentuk umum: =RIGHT(teks;jumlah karakter yang diambil)

Contoh            : Misal kita akan mengambil karakter yang ada di

sel F17 (Februari) sebanyak 3 huruf

Penulisan         : =RIGHT(F17;3) à hasilnya ari

14. =MID(…;…;…)

Fungsinya        : Untuk mengambil teks dari kedudukan tertentu

dengan sejumlah karakter tertentu

Bentuk umum: =MID(teks;start_number; number_char)

Contoh            : Misal kita akan mengambil karakter baru yang

ada di sel F17 (Februari)

Penulisan         : =MID(F17:3:3)