Azas dan tujuan Tata Ruang kantor

 PENGANTAR ADM. PERKANTORAN

Azas dan Tujuan  Tata Ruang  Kantor

A. Pengertian

Akibat perkembangan ilmu dan teknologi dewasa ini, mengakibatkan penerapan tata ruang kantor ditujukan untuk meningkatkan produktivitas kerja. Dari beberapa pakar yang mengutarakan tentang pengertian tata ruang, diantaranya George R. Terry dalam bukuoffice management and Control tahun 1958 menyatakan sebagai berikut:

“Office layout in the der temination of space requirement and the detailed utilization of this space in order to provide a practical arrangement of the physical factors considered necessary for the execution of the officework within reasonable cost”. (tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhankebutuhan ruang dan tentang penggunaannya secara terinci dari ruangan tersebut untuk menyiapkan suatu susunan praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak). Dengan kata lain, arti tata r uang kantor dapat pula diutarakan sebagai pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor, alat perlengkapan kantor serta perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa dan bebas untuk bergerak, sehingga tercapai efisiensi kerja.

B. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Tata Ruang

Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhankebutuhan ruang dan tentang penggunaannya secara terinci dari ruangan tersebut untuk menyiapkan suatu susunan praktis dari faktor-faktor

1.fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan

2.biaya yang layak

3.Keindahan kantor

4. kemudahan arus kerja

5. efisiensi ruangan

C. Merancang Tata Ruang Kantor

Pada dasar nya, dikenal adanya 4 macam tata ruang kantor, yaitu:

1. Tata ruang kantor berkamar (Cubicle Type Offices)

2. Tata ruang kantor terbuka (Open Plan Offices)

3. Tata ruang kantor berhias atau berpanorama/ber tamanm(Landscape Offices).

4. Tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk tata ruang kantor berkamar, tata ruang kantor terbuka dan tata ruang kantor berhias.

D. Bentuk tata Ruang kantor

1 Tata Ruang Kantor Berkamar

Yang dimaksud dengan Tata Ruang Kantor Ber kamar adalah ruangan untuk bekerja yang dipisahkan atau dibagi dalam kamar-kamar kerja.

Keuntungan tata ruang kantor berkamar adalah:

• Konsentrasi kerja lebih terjamin.
• Pekerjaan yang bersifat r ahasia, dapat lebih terjamin atau terlindungi.
• Untuk menambah kewibawaan, status pejabat sehingga selalu terpelihara adanya kewibawaan pejabat/pimpinan.
• Untuk menjamin keberhasilan kerja dan merasa ikut bertanggung jawab atas ruangan dan merasa ikut memiliki.

Kerugian tata ruang kantor berkamar adalah:

• Komunikasi langsung antar pegawai tidak dapat lancar, sehingga kesempatan untuk mengadakan komunikasi menjadi berkurang.
• Diperlukan biaya yang lebih besar untuk biaya pemeliharaan ruangan, pengaturan penerangan dan biaya peralatan lainnya.
• Pemakaian ruangan kurang luwes apabila ada perubahan dan perkembangan organisasi.
• Mempersulit pengawasan.
• Memerlukan ruangan yang luas.

2. Tata Ruang Kantor Terbuka

Yang dimaksud dengan Tata Ruang Kantor Terbuka adalah ruangan besar untuk bekerja yang ditempati oleh beberapa pegawai yang bekerja bersama- sama di ruangan tersebut tanpa dipisahkan oleh penyekat.

Keuntungan tata ruang kantor terbuka

• Mudah dalam pengawasan,  pengaturan cahaya, udara,
• pengaturan warna dan dekorasi.
• Luwes atau fleksibel apabila diperlukan perubahan ruangan dan tidak memerlukan biaya tinggi.
• Mudah untuk mengadakan hubungan langsung, pengawasan, penyeragaman kerja dan pembagian peralatan kerja.
• Biaya lebih hemat atau murah untuk pemeliharaan: ruangan kerja, penggunaan kelengkapan ruangan dan peralatan,
• penggunaan telepon dan lain-lainnya.

Kerugian tata ruang kantor terbuka

• Kemungkinan timbul atau terjadi kegaduhan atau kebisingan.
• Pegawai sulit untuk melakukan pekerjaan dengan penuh konsentrasi.
• Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak nampak jelas.
• Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit dilakukan.
• Kemungkinan nampak adanya tumpukan-tumpukan berkas atau kertas dan peralatan kerja lainnya, sehingga mengakibatkan pemandangan yang kurang baik.

4.      Tata Ruang Kantor Berpanorama

Yang dimaksud dengan Tata Kantor Berpanorama adalah ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman, dekorasi dan lainnya. Bentuk ruangan kantor berhias ini mengusahakan agar lingkungan ruangan perkantoran nampak seper ti pemandangan alam terbuka dan benar-benar merupakan lingkungan yang nyaman, menyenangkan dan ekonomis dalam pemanfaatan ruangan.

Keuntungan tata ruang kantor berhias atau berpanorama:

• Para pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja.
• Ketegangan syaraf dapat berkurang atau dihindarkan.
• Kebisingan dan kegaduhan dapat berkurang atau dihindarkan.
• Produktivitas kerja dapat meningkat, pekerjaan dilaksanakan dengan efesien sehingga tujuan organisasi dapat mudah dicapai.

Kerugian tata ruang kantor berhias atau bertaman/berpanorama:

• Biaya cukup tinggi untuk mengadakan taman dan dekorasinlainnya.
• Biaya pemeliharaan tinggi.
• Memerlukan tenaga ahli yang tidak mudah dan tidak murah.
• Tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk tata ruang kantor berkamar,

tata ruang kantor terbuka dan tata ruang kantor berhias.Tata ruang gabunagn ini perlu dipertimbangkan karena ketiga bentuk tata ruang mempunyai keuntungan dan kerugian yang ada, dapat diciptakan tata ruang kantor gabungan.

E. Azas Pokok dan Prinsip  Tata Ruang kantor

Dalam buku Pratical Plan Layout tahun 1955, Richard Muther mengutarakan tentang azas-azas Pokok Tata Ruang adalah sebagai berikut:

1. azas Jarak Terpendek:

Merupakan jarak terpendek antara 2 titik dalam garis lurus.

2. azas Rangkaian Kerja:

Yaitu penempatan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan penyelesaian pekerjaan.

3.  azas Penggunaan Segenap Ruang:

Apabila mungkin, tidak ada ruang yang tidak terpakai, tidak hanya yang berupa luas    

lantai, tetapi juga vertikal ke atas maupun ke bawah

4.  azas Perubahan Susunan Tempat Kerja:

Apabila diperlukan dapat diubah dengan mudah, misalnya tata ruang kantor terpaksa diubah, karena:

a. Perubahan proses kerja/prosedur kerja kantor

b. Penemuan teknologi bar u, dan lain-lain.

F. Tujuan Tata Ruang kantor

Pengaturan tata ruang yang baik akan mengakibatkan pelaksanaan pekerjaan kantor dapat diatur secara tertib dan lancar. Dengan demikian komunikasi kerja pegawai akan semakin lancar, sehingga koordinasi dan pengawasan semakin m udah serta akhirnya dapat mencapai efisiensi kerja.Apabila dirinci, maka tujuan tata ruang kantor antara lain adalah:

1.      Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena prosedur kerja dapat dipersingkat.

2.      Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.

3.      Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efesien.

4.      Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu, atau oleh suara bising lainnya.

5.      Menciptakan kenyamanan bekerja bagi para pegawai.

6.      Memberikan kesan yang baik terhadap para pengunjung.

7.      Mengusahakan adanya keleluasaan bagi:

a. Gerakan pegawai yang sedang bekerja.

b. Kemungkinan pemanfaatan r uangan bagi keperluan lain pada waktu tertentu.

c. Kemungkinan perkembangan dan perluasan kegiatan di kemudian hari.

G. Fasilitas kantor

Menurut Ensiklopedi Administrasi, perlengkapan kantor (office equipment) adalah segenap benda yang dipergunakan untuk membantu kelancaran tugas- tugas tata usaha, yang terdiri perabot kantor, mesin kantor, bekal kantor dan hiasan kantor. Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, peralatan kantor berarti sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan. Jadi, dapat dikatakan bahwa peralatan kantor merupakan suatu media dalam upaya mencapai tujuan yang diinginkan. Secara keseluruhan dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan dengan peralatan atau perlengkapan kantor adalah suatu sarana dan prasarana yang dapat memperlancar atau mempercepat pelaksanaan pekerjaan kantor. Istilah-istilah dalam peralatan kantor adalah sebagai berikut:

   Perabot kantor (office furniture)

Yaitu benda-benda yang terbuat dari kayu, besi ataupun bahan lainnya, yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata usaha dan termasuk perlengkapan kantor tahan lama.

Meja Staf

Meja yang biasa digunakan oleh staf, terutama bagian administrasi atau tata usaha.

Meja Resepsionis (penerima tamu)

Meja yang digunakan untuk menerima tamu ataupun untuk dijadikan tempat memberi dan mengetahui informasi yang berhubungan dengan perusahaan.

              

Meja Direksi

Meja yang dipakai pimpinan perusahaan dengan bentuk dan desain yang dapat mewakili gambaran seseorang yang mempunyai jabatan penting dalam perusahaan tersebut.

Meja Rapat

Meja ini digunakan pada saat per temuan rapat.

Meja Samping

Meja yang biasanya digunakan oleh seorang sekretaris pimpinan, biasa disebut meja return.

2. Kursi

Untuk kursi kerja ataupun kursi k etik ukuran besar dan tinggi ser ta modelnya harus disesuaikan dengan orang yang hendak   mempergunakan- nya. Di Indonesia tinggi kursi rata-rata 0,46 m

         

Filing Cabinet

Filing Cabinet biasanya mempunyai 4 kotak kecil dari bawah ke atas, gunanya untuk menyimpan map-map file atau kar tukartu yang berukur an kurang lebih 25 x 35 cm.

Laci-Laci Kartu

Bentuknya adalah semacam lemari rak dengan laci-laci yang lebih kecil daripada laci-laci filing cabinet.

Peralatan

Selain perabot yang disebut pada bagian terdahulu, dapat pula disebutkan adanya peralatan (facilities) kantor seper ti pesawat telpon, pesawat pendikte (dictaphone),

pesawat pemanggil (megaphone), pesawat radio, pesawat TV, pesawat perekam suara (tape recorder), papan tulis, gambar kepala negara, peta bumi, globe dan ebagainy a. Perlu ada pedoman tertentu tentang penempatan fasilitas tersebut serta penggunanya, disamping untuk memenuhi ketentuan jabatan seseorang, azas keserasian, juga tetap perlu diperhatikan untuk meningkatkan efisiensi.

Lemari Laci Arsip Beroda

Bagian kecil perabot dengan lereng-lereng atau kaki, dengan laci yang biasanya ditaruh di bawah bangku atau meja.

Kabinet Peraga

Kabinet biasanya dengan lipatan, ada raknya, untuk memeragakan dan menyusun buku, majalah, dan brosur

Panel yang Dapat Dipindah

Pembatas yang biasanya ada kakin ya dan digunakan untuk menyekat berbagai ruang kerja.

Loker

Kabinet besar dua-pintu dengan daun untuk menggantung pakaian dan menaruh berbagai barang.

Lemari Pendek

Perabot kantor panjang-pendek dengan laci atau kompartemen untuk menyimpan berbagai barang

3.      Mesin kantor (office machines)

Yaitu segenap benda yang dipergunakan untuk membantu kelancaran tugas tata usaha seperti mesin-mesin kantor.Hal penting dalam rangka memilih sarana perkantoran yang akan dipakai adalah fungsi alat ter maksud beserta jaminan dari pihak penjual terutama yang menyangkut masalah pembelian, pengadaan suku cadang, bahan yang dipakai serta pelayanan perbaikan kerusakan yang cepat dan tidak membuat banyak kesibukan.

Macam-Macam Mesin

Berdasarkan kelima pokok alasan untuk penggunaan mesin maka dapatlah dibedakan pula adanya tiga jenis mesin dan perlengkapan, yaitu:

1. Mesin untuk menghemat fisik, tenaga, dan pikiran manusia disebut sebagai Labour Saving Machine, misal alat-alat besar: fork-lift pada unit-unit pergudangan dan depo-depo peralatan atau bangunan sedangkan komputer, kalkulator dan sebagainya pada pekerjaan-pekerjaan administratif (paper- work).
2. Mesin untuk menghemat pengeluaran uang, disebut Money Saving Machine, yakni mesin-mesin untuk mass-production. Jadi disamping mesin-mesin yang bersifat teknis engineering seperti mesin pintal, mesin-mesin komputer (dalam jangka panjang), mesin-mesin penggandaan dan sebagainya.
3. Mesin untuk memanfaatkan penggunaan waktu, disebut Time Saving Machine, misalnya komputer, mesin photocopy, mesin penggandaan, mesin atau alat komunikasi dan transportasi dan sebagainya.

Komputer

Secara umum komputer telah menggantikan fungsi mesin,tik sebagai alat untuk membuat warkat dan dokumen sekaligus menggandakannya dengan alat pencetak yang disebut pr inter. Komputer dibagi menjadi 2 bagian,yaitu perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software).

Mesin Tik Manual

Mesin tik manual (mekanik) yaitu mesin tik biasa yangdijumpai sehari-hari pada tiap kantor. Mesin tik ini dikenal dengan 3 (tiga) model, yaitu:

1. Standar, yaitu mesin tik yang mempunyai ukuran panjang rol/gandaran mulai dari 13" (13 inci) sampai dengan 27". Mesin tik ini dapat dipergunakan untuk mengerjakan segala pekerjaan dengan menggunakan ukuran kertas dobel folio.
2. Semi standar, yaitu mesin tik berukur an 13". Mesin tik ini juga dilengkapi tabulator penuh. Mesin mampu mengerjakan pekerjaan dengan meng- gunakan kertas berukuran 1½ kali folio.

3.      Portabel, yaitu mesin tik y ang menggunakan panjang rol/gandaran antara 9½” hingga 10". Mesin ini dianggap sangat praktis karena bentuknya yang mudah dibawa ke mana-mana.

Mesin Tik Elektrik

Mesin tik elektrik adalah mesin tik yang cara kerjanya digerakkan dengan  mempergunakan tenaga listrik. Mesin tik elektrik memiliki ciri-ciri, antara lain:

1. Tenaga pengger aknya menggunakan tenaga listrik.

2. Komponen dan cara kerja mesinnya mekanis.

3. Tuts-tutsnya seperti yang terdapat pada mesin tik manual ditambah saklar (on-off  witch). Pada mesin tik elektrik ada 2 jenis hur uf, yaitu:

Ø  Mesin tik elektrik dengan sistem huruf batang.

Ø  Mesin tik elektrik dengan sistem huruf bola.

Mesin Fotokopi

Adalah alat untuk menggandakan dokumen dengan memperbesar atau memperkecil ukuran dari aslinya. Naskah asli yang digandakan dengan mesin fotokopi ini akan menghasilkan rekaman naskah yang baik kualitasnya dan mirip atau mendekati aslinya, tetapi berwarna hitam tulisannya. Oleh karena itu, banyak orang yang mempergunakan jasa fotokopi untuk menggandakan naskah, baik untuk keperluan pribadi, dinas, maupun kepentingan pendidikan. Salinan dapat dibuat pada ker tas biasa atau kertas khusus, transparansi atau master duplikasi.

Mesin Penghancur Kertas

Mesin penghancur kertas diper lukan untuk menghancurkan arsip-arsip atau dokumen yang sudah tidak terpakai lagi atau nilai gunanya (kadaluarsa). Karena fungsinya sebagai penghancur kertas, maka peranannya sangat besar, sehingga rahasia yang ada di dalam dokumen tersebut tidak dapat diketahui oleh orang lain. Dengan hancurnya kertas dalam bentuk kecil, sangat sulit kerahasiaannya diketahui oleh orang lain, apalagi sebelum dibuang sobekan kertas tersebut diaduk terlebih dahulu.

Printer

Printer atau pencetak adalah alat yang menampilkan data dalam bentuk cetakan, baik berupa teks maupun gambar/grafik, di atas kertas. Printer biasanya terbagi atas beberapa bagian, yaitu picker sebagai alat mengambil kertas dari tray. Tray ialah tempat menar uh kertas. Alat ini beroperasi apabila dihubungkan dengan computer atau alat lain yang dapat mendukung seper ti kamera digital. Printer menghasilkan cetakan yang lebih berkualitas dan terang sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan.

1. Dot Matriks

Sistem kerja pencetak ini adalah menubrukkan sekelompok titik kecil ke atas pita karbon sehingga bergabung membentuk karakter ke atas kertas (impact system), seperti pada mesin ketik.

Mesin Penjumlah

Fungsi mesin ini adalah sebagai alat bantu guna mempermudah dan memperlancar pekerjaan khususnya bagi pegawai bagian keuangan atau kasir, karena dengan menggunakan peralatan bantu mesin penjumlah, kita dapat mengurangi kesulitan-kesulitan pekerjaan serta dapat mengur angi pengeluaran energi yang besar. Ada beberapa jenis mesin penghitung, diantaranya:

Mesin Penghitung Uang

Di kantor khususnya pegawai bank, sering melakukan pekerjaan hitung-menghitung uang dalam jumlah besar yang tentunya hal ini memerlukan ketelitian dan kejujuran dar i pegawai yang ber tugas.

Mesin Hitung Saku (Kalkulator)

Berdasarkan kegunaannya kalkulator dibagi menjadi 3, yaitu:

a. Office calculator, yaitu kalkulator yang banyak digunakan di kantor atau dunia perdagangan, kalkulator ini hanya digunakan untuk operasi sederhana seperti menambah, mengurangi, mengkali dan membagi.

b. Scientific calculator, kalkulator yang memiliki tomboltombol khusus yang hanya digunakan untuk hitungan matematika.

c. Financial calculator, yaitu kalkulator yang memiliki  tombol-tombol yang dapat digunakan untuk menyimpan hitungan dan menampilkan kembali hitungan yang

biasa digunakan untuk hitungan keuangan

Mesin Kasir (Cash Register)

Mesin cash register adalah alat yang digunakan untuk menyelesaikan transaksi secara tunai. Mesin ini ada 2  macam, yaitu:

a. Mesin Cash Register dengan Infra Merah (Scanner) Jenis mesin ini banyak digunakan di toko swalayan besar, seperti hyper market. Penggunaan mesin ini lebih mudah, kasir hanya tinggal menyorot scanner ke arah barcode barang yang terdapat pada kemasan. Otomatis pada mesin cash register ini akan muncul kode, nama barang dan harganya karena sebelumnya data atau informasi mengenai itu sebelumnya telah dimasukkan dalam memori mesin ini.

b. Mesin Cash Register Manual Jenis mesin ini banyak digunakan di kantor atau toko kecil, apotik dan sebagainya.

Mesin Stensil

Ada 2 macam mesin stensil, yaitu: mesin stensil manual dan mesin stensil listrik. Terdapat pula model dengan bantalan-dasar, yang mer upakan jenis duplikator stensil termurah dan memadai bila volume kerja yang harus dilakukan sedikit.

Proyektor OHP

Overhead Projector (OHP) adalah alat yang digunakan untuk menjelaskan presentasi secara visual. OHP adalah media komunikasi visual yang dipergunakan

untuk memproyeksikan tulisan atau gambar pada  transparancy film yang diletakkan di atas OHP ke layar, sehingga memperoleh hasil proyeksi yang lebih jelas dan besar.

Proyektor LCD

Alat ini hampir sama fungsinya dengan OHP, yaitu memperbesar tampilan gambar, foto maupun data dari komputer ke layar atau bidang datar lainnya. Data atau informasi yang akan ditayangkan langsung harus berbentuk digital , oleh karena itu alat ini dihubungkan dengan alat digital lain seperti: kamera, komputer atau laptop.

Mesin Scanner

Pemindai atau scanner merupakan suatu alat yang digunakan untuk memindai suatu bentuk maupun sifat benda, seper ti dokumen, foto, gelombang, suhu dan lainlain.

Mesin Binding

Dalam menjilid buku atau diklat maupun data untuk keperluan persiapan rapat sangat diperlukan kerapian. Penjilidan dapat dilakukan dengan mempergunakan penjepret yang besar untuk buku atau diklat. Selain mempergunakan alat jepret untuk kertas atau steples, dapat pula menggunakan mesin penjilid khusus terutama untuk buku atau diklat yang mempunyai ketebalan tertentu yang tidak dapat dilakukan dengan menggunakan steples, namun mesin ini menggunakan kawat penguat yang biasanya berbentuk spiral atau plastik berbentuk spiral.

     

Mesin Laminating

Mesin laminating menggunakan tenaga listrik dimana panas yang dihasilkan berasal dari energi listrik. Mesin laminating digunakan untuk melapisi dokumen, sertifikat atau kartukartu identitas dengan plastik tipis agar tidak mudah rusak bila terkena noda, kotoran, air atau dimakan kutu rayap.

Mesin Absensi

Karyawan merupakan aset yang terpenting bagi suatu perusahaan, untuk itu biasanya perusahaan memiliki divisi atau bagian yang khusus menangani masalah

manajemen karyawan (pegawai), yaitu HRD (Human Resource and Development). Fungsi divisi ini menangani permasalahan manajemen karyawan mulai dari perekrutan, penempatan, evaluasi kerja, absensi, dan sebagainya yang berhubungan dengan informasi yang dibutuhkan mengenai karyawan tersebut.

Telepon

Pesawat telepon adalah alat yang digunakan untuk menyampaikan dan sekaligus berfungsi untuk mendengarkan suara atau pembicara. Sedangkan penyampaian informasi dari telephone jarak jauh dengan mempergunakan pesawat telepon sering disebut dengan istilah telephoning atau peneleponan.

Faksimile

Faksimile adalah mesin/alat untuk mengirim dan menerima data atau dokumen yang hampir sesuai dengan aslinya, baik berupa tulisan maupun gambar. Mesin ini dikombinasikan dengan pesawat telepon karena peralatan yang dipakai merupakan sistem komunikasi sambungan kabel.

Perbekalan kantor (office supplies)

Yaitu benda-benda yang akan habis dalam pemakaian sehari-hari di kantor. Benda-benda tersebut umumnya dipergunakan untuk keperluan tulis- menulis seper tiker tas, tinta pensil, pulpen dan lainlain.

Hiasan kantor (office ornament)

Hiasan kantor adalah benda-benda kantor yang pada umumnya ditujukan untuk menambah suasana yang menyenangkan di kantor yang secara tidak langsung mempengaruhi kinerja di dalam kantor.