Sistem Informasi Manajemen

Materi Pengantar Administrasi Perkantoran Kelas XI

Sabtu, 05 November 2016

Materi Pengantar Administrasi Perkantoran Kelas 

A.  Pengertian Sistem Informasi Manajemen

1.     Sistem

Sistem adalah kumpulan komponen yang masing-masing komponen memiliki fungsi dan saling berinteraksi, saling bergantung, serrta memiliki kesatuan yang utuh untuk bekerja mencapai tujuan tertentu. Sistem menghasilkan sinergi sehingga hasil yang dicapai oleh sistem lebih besar jika dibandingkan dengan hasil dari masing-masing komponen-komponennya.

Organisasi atau perusahaan merupakan Open System, yang memiliki karakteristik sebagai berikut.

a.     Mengandung Beberapa Input atau Sumber Daya

Adapun yang termasuk input sistem kantor, anatara lain:

1)    Sumber daya manusia

2)    Uang

3)    Bahan

4)    Alat/Mesin

5)    Metode

6)    Lingkungan kantor, baik lingkungan internal, seperti tata ruang, pencahayaan, warna, maupun lingkungan eksternal kantor.

b.     Terdapat Proses

Proses dalam organisasi, meliputi :

1)    Pembagian kerja dan kerja sama

2)    Kebergatungan dan Keterkaitan

3)    Saling mempengaruhi dan membutuhkan

Menurut The Liang Gie, proses sistem kantor, meliputi :

1)    Reading atau menginterpretasi data.

2)    Writing, typing, card medium punching ( menginput data ).

3)    Recording ( merekam data ).

4)    Sorting ( mengklasifikasi data )

5)    Transmitting ( mengirimkan data ).

6)    Calculating ( mengkalkulasi data secara matematis ).

7)    Comparing ( membandingkan untuk mengecek keakuratan data ).

8)    Storing/eliminating ( menyimpan data/ membuang data yang tidak perlu )

c.       Menghasilkan Output

Dalam sebuah sistem ada sasaran atau output yang ingin dicapai bersama. Output  sistem kantor adalah informasi.

d.     Adanya Kontrol/Pengendalian

Untuk menegetahui kualitas sistem, diperlukan adanya umpan balik atau feedback. Informasi balik tentang kinerja sistem ataufeedback ini melaksanakan fungsi manajemen pengawasan/pengendalian.

Sistem dengan input, proses, output, dan pengendalian.

  

2.     Data dan Informasi

Menurut Mills (1984) data adalah fakta mentah, hasil observasi, atau kejadian dalam bentuk angka atau simbok khusus. Dalam pengertian lain, data adalah deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi. Data dapat disebut informasi apabila data tersebut sudah diolah dengan urutan tertentu dan dijadikan dasar dalam bertindak. Pengolahan data bertujuan untuk menyusun dan menempatkan data tersebut dalam konteks untuk menghasilkan informasi yang bermakana.

Informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk lebih berguna bagi yang menerimanya serta menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan. Informasi dapat didefinisikan juga sebagai data dengan tolok banding. Atau data yang telah diolah menjadi suatu kesimpulan yang mempunyai makna lebih jika dibandingkan dengan data semula.

Pengolahan data dan informasi mencakup kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penggandaan, pedistribusian, dan penyimpanan. Pemahasan rinci mengenai kegiatan-kegiatan tersebut disajikan dalam Bab 5.

3.     Manajemen

Sebagaimana telah kita ketahui bahwa manajemen merupakan sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efisien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilakasanakan secara benar, terorganissir, dan sesuai dengan jadwal.

G.R. Terry mengemukakan manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorgaisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yan melakasanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan.

Dari  uarian diatas, dapat dipahami pengertian sistem informasi manajemen, yaitu suatu sistem yang saling bekerja sama terdiri atas sekumpulanorang, alat, serta prosedur, dan merupakan satu keasatuan yang saling berinteraksi dan berkesinambungan serta dirancang untuk mengumpulkan, memilih, menganalisis, mengevaluasi, dan mendistribusikan informasi yang baik dan siap pakai guna menghasilkan perencanaan, implementasi, dan pengendalian manajemen yang baik melalui pembuatan keputusan.

Dengan kata lain, sistem informasi manajemen adalah sistem informasi digunakan untuk menyajikan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, dan pengembalian keputusan dalam suatu organisasi. Sistem informasi manajemen menghasilkan informasi untuk memantau kinerja, memelihara koordinasi, dan menyediakan informasi untuk operasi organisasi.

Sistem informasi manajemen dibakukan dalam prosedur kerja kantor. Prosedur kerja memudahkan kegiatan yang berulang  dan rutin sehingga setiap terjadi perbaikan prosedur tidak perlu dianggap sebagai hal baru yang menjadi beban tambahan.

B.  Prasyarat Sistem Informasi Manajemen

Dalam pengelolaan sistem informasi manajemen dibutuhkan komunikasi yang baik sebagai sayarat mutlak untuk melakukan koordinasi kerja, baik secara vertikal maupun secara horizontal. Koordinasi merupakan harmonisasi usaha-usaha yang bersifat individual, dan merupakan esensi dari manajemen. Informasi dapat diampaikan secara lisan maupun tulisan, misalnya melalui rapat, surat, buku panduan, dan telepon.

Selain komunikasi sebagai prasyarat, sistem informasi manajemen merupakan kumpulan manusia, mesin, prosedur dan database. Oleh karenanya, sebuah sistem informasi tidak dapat dikatakan sebuah sistem informasi manajemen jika tidak memiliki/menggunakan database dalam pengertian database yang menyeluruh.

Selain itu, secara teorirtis komputer bukan prasyarat mutlak bagi sebuah sistem informasi manajemen. Namun dalam praktek, sistem informasi manajemen yang baik tidak akan ada tanpa bantuan kemampuan pemrosesan komputer. Prinsip utama perancangan sistem informasi manajemen adalah sistem informasi manajemen harus dijalin secara teliti agar mampu melayani tugas utama.

C.  Tujuan Sistem Informasi Manajemen

Tujuan dari Sistem Informasi Manajemen, yaotu sebagai berikut :

1.     Mneyediakan informasi yang dipergunakan didalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diiginkan manajemen.

2.     Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.

3.     Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi sistem informasi manajemen dan mengetahui bagaiman cara menggunakannya. Informasi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi  suatu masalah, menyelesaikan maslah, dan mengevaluasi kinerja karena informasi dibutuhkan dan dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian ,dan pengambilan keputusan.

Tujuan utama sistem informasi manajemen adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional perusahaan. Sistem informasi manajemen menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika.

D.  Jenis-Jenis Sistem Informasi

Setiap orgaisasi atau perusahaan mempunyai sejumlah sistem informasi yang berbeda-beda dan sistem tersebut memberikan informasi secara terus menerus kepada pihak pengguna pada semua tingkat.

Setidaknya terdapat tiga jenis sistem informasi manajemen, yaitu :

1.     Sistem Informasi Berdasarkan Pegawai

Contoh sistem informasi pada sebuah organisasi berbentuk perseroan terbatas (PT) yang Berkonsentrasi pada struktur organisasi  dengan garis komando dapat dilihat pada gambar berikut ini.

         

Data dan informasi mengalir, baik secara lisan maupun tulisan atau laporan manual dan digital. Data dan informasi tersebut digunakan sebagai tindakan kontrol dan tindakan. Alas yang lebar menunjukkan bahwa bagian bawah lebih banyak pegawai yang beroperasi. Semakin ke puncak semakin sedikit pegawai yang diperlukan dimana pekerjaan manajemen dan administrasi lebih banyak dilakukan.

Tingkatan struktur dan tingkatan wewenang dalam organisasi formal menekankan adanya koordinasi secara vertikal dan horizontal untuk mengendalikan operasional kantor. Hal ini cenderung  membatasi arus komunikasi di kalangan pegawai sehingga organisasi informal berkembang untuk pengkomunikasian informasi di kalangan pegawai. Seorang pegawai lebih cenderung untuk mencari informasi dari rekan kerja dari pada mencari informasi dari supervisor. Dengan demikian, interaksi langsung antar pegawai dapat memecahkan masalah yang berhubungan dengan pekerjaan. Sistm ini berperan sebagai sara penyebaran informasi secara cepat dan memberikan umpan balik.

Kelemahan sistem ini adalah kurangnya kualitas informasi sehingga kemungkinan besar dapat terjadi penyebaran isu negatif. Solusi terhadap kelemahan ini adalah meningkatkan metode komunikasi formal. Jika manajemen memberikan informasi yang memadai kepada para pegawai pada waktu yang tepat  dan dngan saluran komunikasi yang benar, maka isu negatif tidak mungkin berkembang.

2.     Sistem Informasi Berdasarkan Komputer

       Sistem informasi berdasarkan komputer mengacu kepada penggunaan komputer guna pengumpulan dan pengolahan rekaman serta kegiatan bisnis. Penggunaan sistem ini dapat menghasilkan keuntungan berupa kecepatan tinggi, keakuratan, serta biaya rendah dalam pengoperasian prosedur administrasi.

3.     Sistem Informasi Manajemen

       Sistem informasi manajemen merupakan sistem manual dan atau komputer terpadu yang memberikan informasi untuk mendukung operasi, manajemen, dan fungsi pengambilan keputusan suatu organisasi. Tujuan ideal yang ingin diperoleh adalah mencapai suatu situasi dimana data diolah ketika diterima dan informasi diperoleh pada waktu yang tepat sehingga berpengaruh dalam pengambilan keputusan. Banyak jenis barang yang dipasarkan misalnya, register elektronik yang dihubungkan dengan server membrikan informasi langsung untuk rekaman stok manajemen dan rekaman keuangan.

E.   Manfaat Informasi

Dengan demikian, informasi bermanfaat untuk :

1.     Perencanaan, misalnya untuk menentukan target profit yang ingin dicapai dan anggaran biaya tahun ini perusahaan membutuhkan informasi berkaitan rencana dan realisasi profit  serta biaya tahun sebelumnya. Dengan demikian, dapat dilakukan pengukuran apakah efektivitas tercapai atau tidak. Informasi tersebut dibutuhkan karena berisi data yang disertai dengan pembanding sebagai bahan masukkan dalam melakukan perkiraan untuk masa yang akan datang.

2.     Pengorganisasian, misalnya dalam menjalankan suuatu proyek, job description setiap posisi pada struktur organisasi yang sudah dibuat sebelumnya harus diduduki oleh orang-orang yang tepat. Untuk itu, perusahaan membutuhkan informasi berkenaan dengan kompetensi, pengetahuan, skill, kemampuan dari orang-orang yang terlibat dalam pekerjaan.

3.     Pelaksanaan, misalnya perusahaan melakukan perluasan pasar dengan mengirimkan produk ke daerah tertentu. Namun tiba-tiba, ada informasi terjadi banjir di jalan menuju daerah tersebut, sehingga perusahaan harus mencari jalan alternatif untuk mencapai tujuan.

4.     Pengendalian, misalnya perusahaan ingin meninjau pelaksanaan pameran apakah sesuai dengan rencana atau tidak, baik waktu maupun kualitas. Perusahaan harus mengawasi realisasi apakah ada kemajuan yang telah dicapai sekaligus membandingkan dengan rencana semula.

F.   Karakteristik Informasi Siap Pakai

Karakteristik informasi yang baik dan siap pakai, di antaranya :

1.     Relevan

       Informasi dianggap relevan jika informasi itu berkaitan dengan keperluan pengambilan keputusan. Informasi yang diterima harus relevan dengan permasalahan yang dihadapi. Contoh, hal-hal yang harus dipertimbangkan dalam menerima calon pegawai antara lain latar belakang pendidikan, pengalaman kerja, pelatihan atau kursus yang pernah diikuti. Sedangkan informasi mengenai jumlah saudara tidak relevan untuk dipertimbangkan dalam menerima calon pegawai.

2.     Akurat

       Informasi yang diterima harus bener, menggambarkan kenyataan secara objektif, tepat, tidak bias, dan sebaliknya ada derajat kebenaran sebagai hasil analisis statistik.

3.     Tepat Waktu

       Informasi harus tersedia pada saat dibutuhkan. Misalnya bagian pemasaran harus mengetahui jumlah dan jenis barang persediaan di gudang, Jangan sampai bagian pemasaran menjanjikan akan segera mengirimkan barang pesanan kepada konsumen secepatnya sementara barang yang dipesan sudah habis persediaanya di gudang. Contoh lain informasi nilai tukar mata uang hari kemarin tidak berlaku untuk transaksi hari ini.

4.     Lengkap dan Memadai

       Informasi yang diterima harus lengkap dan memadai dalam kuantitas dan kualitas sesuai dengan kebutuhan. Contoh, Pemegang saham ingin mengetahui secara keseluruhan laporan keuangan. Dengan demikian, Perusahaan harus menyediakan informasi neraca keuangan, laporan rugi laba, laporan arus kas, dan sebagainya.

5.     Up to Date

       Lingkungan eksternal selalu berubah-ubah dan berbeda-beda setiap saat. Perubahan tersebut tidak dapat dikendalikan melainkan harus diantisipasi secara proaktif. Dengan demikian, informasi yang diperoleh harus informasi terbaru yang mencakup dan mengakomodir perubahan-perubahan yang terjadi sehingga dapat memudahkan manajemen dalam mengambil keputusan.

6.     Dapat Diandalkan

       Informasi harus handal, dapat dipercaya, atau dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Informasi yang diperoleh dari gosip atau isu yang tidak jelas asal-usulnya

Tentunya tidak dapat digunakan.

7.     Dapat Dimengerti

       Informasi harus dapat dibaca dan dipahami dengan baik. Informasi dapat disajikan dalam bentuk angka, tabel, dan grafik yang jelas dan mudah dimengerti agar informasi tersebut berguna bagi pembuat keputusan dan mempermudah serta mempercepat pengambilan keputusan.

8.     Dapat Dibandingkan

       Informasi harus dapat dibandingkan dengan keadaan perusahaan saat ini, keadaan di masa lalu, keadaan masa yang akan datang, kemampuan potensial, dan dengan pihak pesaing.

G.  Hambatan Informasi bagi Pengambil Keputusan

            Dalam membuat keputusan sering dijumpai hambatan-hambatan yang disebabkan oleh rendahnya kualitas informasi. Informasi yang tersedia tidak akan mendukung proses pengambilan keputusan apabila terjadi hal-hal berikut :

1.     Infromasi tidak akurat/salah.

2.     Informasi tidak diteruskan atau ditutupi.

3.     Informasi sulit dikumpulkan.

4.     Informasi sulit ddicari.

5.     Informasi tidak jelas kebenarannya atau sulit dikonfirmasi.

6.     Sistem penyimpanan tidak jelas.

7.     Informasi yang dibutuhkan tidak diketahui.

8.     Kurang bertanggung jawab dalam mengumpulkan informasi.

9.     Informasi penting atau rahasia bocor kepada pihak lain.

10.  Dana terbatas.