Asas-asas pokok manajemen perkantoran

Asas – Asas Pokok Manajemen Perkantoran
Pengorganisasian merupakan penentuan dan penggolongan kegiatan-kegiatan
yang diperlukan untuk tujuan organisasi/perusahaan, pengelompokan kegiatan-kegiatan
tersebut ke dalam suatu bagian yang dipimpin oleh seorang kepala/manajer, serta
pelimpahan wewenangwewenang tertentu kepada pihak tertentu untuk pelaksanaanya.
Pengorganisasian pekerjaan kantor bila dihubungkan dengan organisasi secara
keseluruhan, maka dapat menggunakan 3 (tiga) asas , yaitu asas Sentralisasi,
Desentralisasi dan asas campuran antara Sentralisasi dan Desentralisasi
(Dekonsentralisasi).
1. Asas Sentralisasi (pemusatan)
Asas Sentralisasi adalah pemusatan dari kegiatan-kegiatan kantor pada suatu bagian
atau unit tertentu (kelompok tunggal dan manajemennya diserahkan kepada satu
orang yang khusus bertanggung jawab dalam bidang aktivitas perkantoran. Jadi
semua kerja perkantoran dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan
dilaksanakan oleh sebuah organisasi yang berdiri sendiri, sedangkan kelompok lain
(dalam hal ini kelompok operatif) tidak boleh mengerjakan tugas-tugas pekerjaan
kantor. Semua kegiatan dalam bidang tatausaha dilaksanakan oleh satuan pelayanan,
misalnya bagian sekretaris atau bagian TU.
Pada asas ini manajer kantor memegang peranan yang menentukan, artinya kepala
kantor bertanggung jawab akan keberesan pekerjaan kantor kepada Top Manajer.
Di bawah ini dapat kita lihat bagan asas pemusatan secara Skematis
Asas sentralisasi ini mempunyai kelebihan sebagai berikut :
a. Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidang perkantoran.
b. Mesin-mesin kantor dapat didayagunakan sepenuhnya.
c. Keseragaman dapat dicapai (metode-metode pekerjaan dapat diterapkan
secara cepat dan seragam).
d. Latihan-latihan karyawan kantor dapat ditingkatakan
e. Biaya pelaksanaan pekerjaan kantor dapat dihemat
f. Adanya fleksibilitas dalam organisasi
g. Dapat Mencegah duplikasi fungsi
h. Dapat dipekerjakan tenaga spesialisasi yang cakap
Sedangkan Kekurangan asas sentralisasi, antara lain sebagai berikut :
a. Kegiatan yang disentralisasikan belum tentu dapat menjamin dan melayani
kebutuhan khusus dari tiap-tiap unit atau tiaptiap bagian.
b. Lambat dalam pelaksanaan tugas (kurang hemat dalam waktu).
c. Prosedur pelaksanaan kerja dapat berbelit-belit.
d. Kurang efektif dalam pengawasan karena jarak yang jauh.
e. Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi.
f. Dapat menambah pekerjaan tatausaha dan surat menyurat.
2. Asas Desentralisasi
Asas Desentralisasi adalah asas pemencaran atau penyebaran dimana masingmasing
bagian pokok bekerja sebagai suatu kesatuan yang seakan-akan berdiri
sendiri. Pada asas desentralisasi pada dasarnya kegiatan kantor terdapat di seluruh
unit atau bagian organisasi. Hal ini berarti kegiatan kantor terpencar (tersebar) ke
seluruh unit atau bagian organisasi. Jadi masing-masing unit (bagian) melaksanakan
kegiatan kantor. Dan setiap manajer (kepala kantor) bertanggung jawab terhadap
kegiatan kantor yang berada dibawah pimpinannya serta setiap bagian tidak melewati
batas tanggung jawabnya. Misalnya kepala bagian keuangan hanya beertanggung
jawab atas pekerjaan kantor pada bagian keuangan.
Dalam asas ini pula masing-masing satuan organisasi dan seluruh organisasi selain
melaksanakan tugas-tugas induknya juga melaksanakan semua kerja ketatausahaan
yang terdapaat dalam lingkungan sendiri. Misalnya bagian produksi dalam suatu
perusahaan melaksanakan pula tugas-tugas korespondensi, memperbanyak sendiri
warkat dan sebagainya.
Keuntungan sistem Desentralisasi ini adalah
a. Pekerjaan kegiatan kantor dapat dilayani dengan segala keperluan unitnya
masing-masing.
b. Pekerjaan dapat dilakukan menurut urutan kepentingan unit yang bersangkutan
c. Pekerjaan dilaksanakan oleh masing-masing bagian/unit yang sesuai dengan
syarat-syarat tertentu.
d. Pengawasan dapat dilaksanakan secara efektif
e. Sifat generalis para pekerja dapat dikembangkan
Kelemahan menggunakan desentralisasi adalah :
a. Pekerjaan akan terlalu bebas
b. Tidak terdapat harmonisasi dalam organisasi
c. Kemungkinan timbulnya duplikasi arsip
d. Adanya penambahan biaya dalam pelaksanaan pekerjaan kantor (adanya
pemborosan biaya).
3. Asas Campuran Sentralisasi dan Desentralisasi (Dekonsentralisasi)
Umumnya sebuah organisasi yang sudah berkembang dapat dibentuk unit pelayanan
pusat untuk melaksanakan dan bertanggungjawab tentang pekerjaan kantor yang
berada pada seluruh organisasi, Sebaliknya pekerjaan kantor yang kurang tepat bila
dipusatkan perlulah tetap dikerjakan oleh unit bersangkutan. Pengorganisaian
pekerjaan kantor tersebut merupakan sistem kombinasi antara sentralisasi dengan
desentralisasi.
Berdasarkan pertimbangan-pertimbangan praktis, umumnya organisasi kantor
menggunakan asas kombinasi. Oleh karenanya dapat dikatakan bahwa sedikit sekali
organisasi kantor yang hanya/khusus menggunakan sistem sentralisasi atau
desentralisasi.
Masalah pemilihan sistem-sistem organisasi tersebut di atas tergantung sistem mana
yang paling menguntungkan bagi organisasi yang bersangkutan. Hal ini tentu saja
setelah diadakannya peninjauan dan penilaian dari segala macam segi, terutama
ketepatgunaannya dapat berjalan atau tidak. Sebaiknya setiap organisasi
diselenggarakan sesederhana mungkin, tanpa melepaskan/melupakan kemungkinan
perkembangan di kemudian hari. Namun demikian, untuk menghindari banyaknya
gangguan terhadap unit pekejaan operatif, sebaiknya unit-unit operatif mendapat
bantuan dan petunjuk dari tenaga-tenaga ahli perkantoran yang terdapat pada unit
pelayanan pusat.

F. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor
Arti pekerjaan kantor adalah mengatur dan mencatat kejadian-kejadian yang
dijalankan sehingga menjadi keterangan yang berguna. Melaksanakannya dilakukan
dengan menggunakan alat baik mesinmesin maupun manual, sehingga membantu mutu
pekerjaan, memudahkan pengawasan dan menghemat biaya, tenaga, dan waktu.
Apabila diteliti lebih lanjut tentang kegiatan yang dapat dilakukan, maka pekerjaan kantor
dapat dibagi dalam kelompok sebagai berikut:
a. Mengumpulkan / menghimpun , yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan
tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di manamana,
menjadi siap dipergunakan bila mana diperlukan.
b. Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai macam peralatan
sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan keterangan yang
diperlukan, sehingga wujudnya langsung siap pakai.
c. Mengolah, yaitu macam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan
maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.
d. Menggandakan, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat,
sebanyak jumlah yang diperlukan.
e. Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh atau melekatkan dengan berbagai cara dan
alat tempat tertentu sehingga sistematis dan aman.
Pengelompokan Pekerjaan Kantor Di atas, merupakan tugas-tugas rutin dan
bekesinambungan serta dilakukan dengan berbagai cara sesuai dengan kebutuhan,
antara lain berupa pekerjaan tulis-menulis, mengetik, menghitung, membuat jadwal,
grafik, dan chard.
a) Pekerjaan Tulis-menulis.
Pada dasarnya semua pekerjaan kantor (tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja),
dinyatakan secara tertulis dan disusun sistematis sebagai produk kantor yang siap
disajikan bila mana diperlukan. Salah satu produk kantor tersebut adalah warkat yang
setiap catatan tertulis maupun bergambar, sebagai bahan laporan factual (keadaan
sebenarnya), actual (hangat) dan reliable (nyata).

Setiap kantor, baik kantor pemerintah maupun sawasta, besar maupun kecil, setiap
hari banyak menerima maupun mengirirm surat yang jumlahnya tentu tergantung
besar kecilnya kantor. Kantor yang besar dan luas jangkauannya memerlukan lebih
banyak surat yang harus ditangani dari pada knator yang sempit ruang lingkup
usahanya. Namum semua itu harus mendapatkan perhatian yang besar, agar
memberi kesan yang baik dan menumbuhkan keprcayaan dari pihak luar /
masyarakat. Kantor yang berhasil menciptakan kesan yang baik merupakan promosi
secara tidak langsung, dan sebagai hasilnya dapat menambah relasi / hubungan lebih
luas. Dari uaraian di atas dapat disimpulkan bahwa pekerjaan tulis-menulis adalah
kegiatan mencatat (menulis) surat dengan berbagai peralatan (alat-alat tulis) tentang
keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan
disimpan.
b) Mengetik
Pekerjaan mengetik pada dasarnya merupakan pekerjaan juru tulis. Bahan yang
diketik antara lain adalah warkat seperti surat, nota, memo, naskah-naskah perjanjian,
catatan neraca pembukuan dan laporan-laporan.
Tujuan Pekerjaan Mengetik Antara Lain:
a. Menghemat tenaga dan waktu dalam memperbanyak warkat.
b. Mempercepat pekerjaan itulis menulis.
c. Tersedianya arsip warkat yang teratur dan sah.
d. Keseragaman dalam menjalin, terutama kalau jumlahnya banyak.
e. Praktis.
Keterampilan mengetik bagi pegawai tata usaha merupakan syarat dasar untuk
melaksanakan pekerjaan kantor. Juru tik yang efektif ialah mereka yang
berketerampilan mengetik di atas 250 hentakan per menit. Setiap pegawai tata usaha
(terutama juru tik) diharapakan memiliki kemampuan dengan kecepatan minimal 250
hpm selain itu harus memiliki pengetahuan tentang jenis-jenis mesin tik, teknik yang
baik, bentuk-bentuk surat (dinas maupun niaga), tanda-tanda koreksi, jenis-jenis
kertas dan ukuran kertas.
c) Pekerjaan Menghitung
Pekerjaan menghitung pada umumnya lebih banyak berhubungan dengan masalah
uang. Sebagaimana di ketahui bahwa setiap organisasi, kantor atau badan usaha
lainnya, pasti terlibat dengan keluar sebab setiap kegiatan pasti membutuhkan biaya.
Biaya yang bersumber itu dari uang masuk. Dalam istilah pembukuan, uang
dikeluarkan itu disebut pengeluaran dan uang masuk disebut pendapatan atau
penerimaan. Pekerjaan kantor tidak pernah berhenti sepanjang oerganisasi tersebut
masih berdiri, ini berarti masih ada pekerjaan-perkerjaan rutin setiap hari yang berarti
ada pengeluaran rutin dan untuk membiayainya harus ada penerimaan rutin. Bagi
kantor pemerintah, pendapatan rutin bersumber dari Anggaran Pendapatan Belanja
Negara (APBN) sedang bagi kantor atau jasa, hasil sewa atau kontrak barang dan
bunga bank, sedangkan pengeluaran rutin (Pemerintah amupun swasta) antara lain
terdiri dari:
1) Belanja pegawai, seperti pembayaran gaji, lembur, tunjangan kesehatan, dan
sebagainya.
2) Belanja barang, seperti pembelian alat tulis kantor, peralatan dan mesin-mesin.
3) Biaya transportasi, seperti antar jemput pegawai, pengiriman surat atau barang
dan sebagainya.
4) Biaya lain-lain, seperti pemeliharaan peralatan kantor, biaya rapat, biaya
penataran, biaya tamu dan sebagainya.
Semua penerimaan dan pengeluaran tersebut harus dihitung dan dibukukan menurut
cara tertentu, yang dinamakan tata buku. Dalam ilmu tata buku dikenal suatu golongan
buku, yang dinamakan buku harian, yaitu buku untuk mencatat macammacam
transaksi setiap hari yang terjadi di kantor atau perusahaan. Transaksi ialah kejadian
atau perbuatan usaha, seperti menerima tagiahan, membayar utang, membeli barang,
menjual barang, menyimpan uang dibank, mengambil uang simpanan dibank,
membayar ongkos angkutan, membayar gaji, lembur dan sebagainya. Buku-buku yang
termasuk golongan buku harian adalah buku kas, buku bank, buku pembelian, buku
penjualan dan sebagainya. Bentuk masing-masing buku tersebut berfariasi, jadi bisa
saja buku kas dikantor buku A tidak sama dengan bentuk buku kas dikantor B.
d) Pekerjaan membuat jadwal, grafik, dan chart
Dengan bertambah luasnya kegiatan yang harus dilakukan, bertambah besarnya
organisasi dan bertambahnya jumlah pegawai serat adanya perkembangan atau
kemajuan yang dicapai, tentu mengakibatkan pula bertambah banyaknya pekerjaan
operasional yang harus dilakukan.
Setiap pegawai, pada umumnya tentu menginginkan agar pekerjaan dapat dilakukan
dengan cepat, tepat, mudah, praktis dan efisien. Untuk maksud tersebut maka
diperlukan adalah analisis. Penyederhanan kerja secara rasional degan berbagai cara,
antaranya dengan membuat jadwal, grafik dan chart (tabel).
e) Jadwal
Jadwal merupakan perencanaan terhadap penyelesaian pekerjaan yang memerlukan
proses tindak lanjut.jadwal juga diartikan sebagai pembagian setangkain pekerjaan
berdasarkan waktu. Jadwal yang telah disusun yang biasanya ditulis pada papan atau
kertas yang lebar dan khusus dan digantung disekitar ruang kantor yang strategis,
agar semua pegawai kegiatan-kegiatan apa saja yang akan dilakukan disamping
pekerjaan rutin. Format jadwal dibuat sesuai dengan kebutuhan kantor yang
bersangkutan, jadi mungkin saja format jadwal pada kantor A berbeda dengan format
kantor B.