Pengantar Administrasi Perkantoran
A. Pengertian Administrasi, kantor dan administrasi perkantoran
1. Administrasi
Pengertian Administrasi
a. Asal kata dari bahasa latin, ad dan ministrare. Ad artinya intensif dan ministrare
artinya melayani, membantu, atau memenuhi
b. Dalam bahasa inggris “administration
c. KBBI, adalah usaha dan kegiatan meliputi penetapan tujuan serta penetapan caracara
penyelenggaraan pembinaan organisasi; usaha dan kegiatan yang berkaitan
dengan penyelenggaraan pemerintahan; kegiatan kantor dan tata usaha
d. Dalam arti sempit, adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan
informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak
yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi secara
keseluruhan dalam hubungan satu sama lain, atau dengan kata lain disebut tata
usaha
e. Dalam arti luas, adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau
lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai
tujuan secara efektif dan efisien.
2. Kantor
Seperti yang disebutkan di awal bahwa kantor adalah bagian dari organisasi yang
menjadi pusat kegiatan administrasi dan tempat pengendalian kegiatan informasi,
lebih lanjut lagi dapat disebutkan bahwa kantor adalah pusat pengolaan data dan
keterangan serta tempat konsentrasi pimpinan dan para staf personil (pegawai)
melakukan aktivitas manajemen.
a. Menurut KBBI, adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu
pekerjaan (perusahaan); tempat bekerja
b. pengertian kantor dapat juga ditinjau dari dua segi, yaitu:
Dari segi fisik :
Kantor dilihat dari bentuk luar atau gedung yang bersifat statis, yaitu suatu tempat
penyelenggaraan kegiatan-kegiatan manajemen. Misalnya, pemeliharaan warkat
(records keeping) dan pengurus informasi (information handling).
Dari segi aktivitas : Kantor dilihat dari kegiatannya yang bersifat dinamis, yakin
adanya pembagian pekerjaan diantara mereka yang bekerja sama unutk
mencapai tujuan tersebut.
Ciri-ciri Kantor
a. Alat penyambung pancaindera dan ingatan pimpinan
b. Membantu pimpinan merumuskan pekerjaan, penyederhanaan sistem
management, motede kerja, mencapai efisiensi dalam pekerjaan tata usaha.
Unsur-unsur Kantor
a. Gedung, terdiri dari bangunan, ruangan dan perlengkapan gedung
b. Equipment, terdiri dari mesin-mesin kantor dan perabot-perabot kantor.
c. Personil, yaitu semua orang yang terkait dalam organisasi kantor, mulai dari
pesuruh sampai pimpinan.
3. Pengertian Administrasi Perkantoran
a. William Spriegel dan Ernest Davies
Dalam buku Principles of Business Organization and Operation, manajemen
kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti
transportasi, manufakturing, pergudangan, dan penjualan
b. George R. Terry
Dalam buku Office Management and Control, manajemen kantor adalah
perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan
kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan
c. Arthur Granger
Dalam buku National Office Management Association Report, manajemen kantor
adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman
dari suatu organisasi.
d. William Leffingwell dan Edwin Robinson
Dalam buku Textbook of Office Management, manajemen kantor sebagai suatu
fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan
dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun dan dimana pun
pekerjaan itu dilakukan.
Mengartikan administrasi atau manajemen sebagai sebuah seni mengindikasikan
bahwa dibutuhkan suatu keterampilan khusus untuk melakukannya, sehingga
keterampilan perlu dikembangkan melalui pelatihan manajemen, seperti halnya
seniman. Hal yang serupa juga dikatakan oleh Henry M. Botinger, manajemen
sebagai suatu seni membutuhkan tiga unsur, yaitu: pandangan, pengetahuan
teknis, dan komunikasi. Meskipun banyak aspek manajemen telah menjadi ilmiah,
akan tetapi masih banyak unsur-unsur manajemen yang tetap merupakan kiat
tersendiri bagi seorang manajer, misalnya menyangkut perilaku hubungan
antarmanusia atau kemampuan interpersonal.
e. W. H Evans
Dalam buku “Administrasi Perkantoran Modern”, administrasi perkantoran sebagai
fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap operasi
perusahaan, yaitu proses pengolahan data, komunikasi dan memori organisasi
B. Unsur-unsur Administrasi Perkantoran
Menurut The Liang Gie dalam buku “Adminitrasi Perkantoran Modern” terdiri dari delapan
unsur:
1. Pengorganisasian
Yaitu proses untuk menyatukan beberapa individu atau kelompok untuk mencapai
tujuan bersama.
2. Manajemen
Yaitu suatu proses yang terdiri dari rangkaian kegiatan, seperti perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian/pengawasan, yang dilakukan untuk
menentukan dan mencapai tujuan secara efesien dan efektif.
3. Tata hubungan
Yaitu sistem / kerangka dalam organisasi melalui pembagian kewenangan dan
tanggung jawab individu di dalam organisasi dan bagaimana individu saling
bekomunikasi satu dengan yang lainnya.
4. Kepegawaian
Yang berkaitan dengan ketenagakerjaan di dalam sebuah organisasi.
5. Keuangan
Yaitu berkaitan dengan pengelolaan keuangan dalam organisasi.
6. Perbekalan
Yaitu berhubungan dengan penyediaan barang kebutuhan.
7. Tata usaha
Yaitu penyelenggaraan yang tidak lepas dari kegiatan tulis menulis.
8. Perwakilan
Yaitu seseorang atau kelompok yg mempunyai kemampuan atau kewajiban bicara dan
bertindak atas nama kelompok yg lebih besar.
C. Ruang lingkup administrasi perkantoran
1. Kegiatan Kantor
a. Perencanaan perkantoran (office planning)
1) Perencanaan gedung
2) Tata ruang kantor
3) Penerangan/cahaya
4) Ventilasi
5) Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
7) Anggaran (budgeting) perkantoran
8) Standar kualitas kerja
9) Sistem informasi dan telekomunikasi
b. Pengorganisasian perkantoran (office organizing)
1) Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam
organisasi/perusahaan
2) Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan
3) Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis
pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan
c. Pengarahan perkantoran (office actuating)
1) Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap
bawahan
2) Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap
bawahan
3) Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika
karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan
4) Penyatuan visi, misi karyawan dan organisasi
5) Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar
komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar
6) Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan
d. Pengawasan perkantoran (office controlling)
1) Penggunaan peralatan dan perabot kantor
2) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
3) Kualitas pekerjaan kantor
4) Pelayanan kantor
5) Waktu
6) Biaya perkantoran
2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran
a. Lokasi kantor
Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor:
1) Faktor keamanan
2) Faktor lingkungan
3) Faktor harga
b. Gedung
Faktor yang perlu diperhatikan:
1) Menjamin keamanan dan kesehatan karyawan
2) Memiliki fasilitas yang memadai
3) Harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan)
c. Peralatan
1) Perabotan kantor (office furniture): meja, kursi, rak, laci-laci, dll
2) Perbekalan kantor (office supplies): kertas, pena, tinta printer, penghapus dan
peralatan habis pakai lainnya
d. Interior
Adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja
dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela, dan hiasan
kantor
e. Mesin-mesin kantor
Disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor
D. Peran dan Karakteristik Administrasi Perkantoran
1. Peranan administrasi perkantoran
Dalam kamus bahasa Indonesia susunan WIS Porwardarminta, peranan asal kata
“peran” artinya sesuatu yang menjadi bagian atau yang memegang pimpinan.
Pekerjaan kantor mempunyai peranan melancarkan kehidupan dan perkembangan
organisasi sebagai suatu keseluruhan, karena fungsinya sebagai pusat ingatan, pusat
kegiatan dan sumber dokumen. Seorang pimpinan memerlukan informasi yang
bersifat umum, yang memberikan pengetahuan secara keseluruhan tentang
perkembangan oerganisasinya. Berdasarkan uraian diatas, penulis membahas
peranan pekerjaan kantor dalam dua fungsi yaitu:
a. Bantuan bagi pimpinan (staff function)
Pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan membantu pimpinan dalam
merencanakan dan mengendalikan kegiatan organisasi. Dalam mengambil
tindakan dan keputusan, agar tepat pada sasaran.
b. Pelayanan bagi masyarakat (public service)
Pekerjaan kantor, disamping merupakan kegiatan yang berperan membantu
pimpinan dalam mengambil keputusan, kegiatan lain yang sama pentingnya
adalah melayani segenap kegiatan operatif (tugas-tugas pokok kantor), baik yang
bersifat intern maupun ekstern (pelayanan public).
Tugas-tugas pokok kantor tidak akan terlaksana tanpa adanya data dan keterangan
yang disiapkan oleh pekerjaan kantor.
Bahkan tujuan kantor tidak akan tercapai bila mana data dan keterangan yang
disiapkan kantor tidak sesuai, kurang tepat atau keliru. Peranan pekerjaan terhadap
tugas-tugas operatif umumnya bersifat pelayanan dalam penyajian segenap bahan keterangan atau warkat sebagai pusat ingatan atau sumber dukumentasi.
Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa peranan pekerjaan kantor adalah:
a. Melayani pelaksanaan pekerjaan opersional, guna membantu melaksanakan
pekerjaan induk untuk mencapai tujuan organisasi.
b. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi bagi pimpinan organisasi untuk
menetapkan keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.
c. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu
keseluruhan.
1. Administrasi
Pengertian Administrasi
a. Asal kata dari bahasa latin, ad dan ministrare. Ad artinya intensif dan ministrare
artinya melayani, membantu, atau memenuhi
b. Dalam bahasa inggris “administration
c. KBBI, adalah usaha dan kegiatan meliputi penetapan tujuan serta penetapan caracara
penyelenggaraan pembinaan organisasi; usaha dan kegiatan yang berkaitan
dengan penyelenggaraan pemerintahan; kegiatan kantor dan tata usaha
d. Dalam arti sempit, adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan
informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak
yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi secara
keseluruhan dalam hubungan satu sama lain, atau dengan kata lain disebut tata
usaha
e. Dalam arti luas, adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau
lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai
tujuan secara efektif dan efisien.
2. Kantor
Seperti yang disebutkan di awal bahwa kantor adalah bagian dari organisasi yang
menjadi pusat kegiatan administrasi dan tempat pengendalian kegiatan informasi,
lebih lanjut lagi dapat disebutkan bahwa kantor adalah pusat pengolaan data dan
keterangan serta tempat konsentrasi pimpinan dan para staf personil (pegawai)
melakukan aktivitas manajemen.
a. Menurut KBBI, adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu
pekerjaan (perusahaan); tempat bekerja
b. pengertian kantor dapat juga ditinjau dari dua segi, yaitu:
Dari segi fisik :
Kantor dilihat dari bentuk luar atau gedung yang bersifat statis, yaitu suatu tempat
penyelenggaraan kegiatan-kegiatan manajemen. Misalnya, pemeliharaan warkat
(records keeping) dan pengurus informasi (information handling).
Dari segi aktivitas : Kantor dilihat dari kegiatannya yang bersifat dinamis, yakin
adanya pembagian pekerjaan diantara mereka yang bekerja sama unutk
mencapai tujuan tersebut.
Ciri-ciri Kantor
a. Alat penyambung pancaindera dan ingatan pimpinan
b. Membantu pimpinan merumuskan pekerjaan, penyederhanaan sistem
management, motede kerja, mencapai efisiensi dalam pekerjaan tata usaha.
Unsur-unsur Kantor
a. Gedung, terdiri dari bangunan, ruangan dan perlengkapan gedung
b. Equipment, terdiri dari mesin-mesin kantor dan perabot-perabot kantor.
c. Personil, yaitu semua orang yang terkait dalam organisasi kantor, mulai dari
pesuruh sampai pimpinan.
3. Pengertian Administrasi Perkantoran
a. William Spriegel dan Ernest Davies
Dalam buku Principles of Business Organization and Operation, manajemen
kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti
transportasi, manufakturing, pergudangan, dan penjualan
b. George R. Terry
Dalam buku Office Management and Control, manajemen kantor adalah
perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan
kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan
c. Arthur Granger
Dalam buku National Office Management Association Report, manajemen kantor
adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman
dari suatu organisasi.
d. William Leffingwell dan Edwin Robinson
Dalam buku Textbook of Office Management, manajemen kantor sebagai suatu
fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan
dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun dan dimana pun
pekerjaan itu dilakukan.
Mengartikan administrasi atau manajemen sebagai sebuah seni mengindikasikan
bahwa dibutuhkan suatu keterampilan khusus untuk melakukannya, sehingga
keterampilan perlu dikembangkan melalui pelatihan manajemen, seperti halnya
seniman. Hal yang serupa juga dikatakan oleh Henry M. Botinger, manajemen
sebagai suatu seni membutuhkan tiga unsur, yaitu: pandangan, pengetahuan
teknis, dan komunikasi. Meskipun banyak aspek manajemen telah menjadi ilmiah,
akan tetapi masih banyak unsur-unsur manajemen yang tetap merupakan kiat
tersendiri bagi seorang manajer, misalnya menyangkut perilaku hubungan
antarmanusia atau kemampuan interpersonal.
e. W. H Evans
Dalam buku “Administrasi Perkantoran Modern”, administrasi perkantoran sebagai
fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap operasi
perusahaan, yaitu proses pengolahan data, komunikasi dan memori organisasi
B. Unsur-unsur Administrasi Perkantoran
Menurut The Liang Gie dalam buku “Adminitrasi Perkantoran Modern” terdiri dari delapan
unsur:
1. Pengorganisasian
Yaitu proses untuk menyatukan beberapa individu atau kelompok untuk mencapai
tujuan bersama.
2. Manajemen
Yaitu suatu proses yang terdiri dari rangkaian kegiatan, seperti perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian/pengawasan, yang dilakukan untuk
menentukan dan mencapai tujuan secara efesien dan efektif.
3. Tata hubungan
Yaitu sistem / kerangka dalam organisasi melalui pembagian kewenangan dan
tanggung jawab individu di dalam organisasi dan bagaimana individu saling
bekomunikasi satu dengan yang lainnya.
4. Kepegawaian
Yang berkaitan dengan ketenagakerjaan di dalam sebuah organisasi.
5. Keuangan
Yaitu berkaitan dengan pengelolaan keuangan dalam organisasi.
6. Perbekalan
Yaitu berhubungan dengan penyediaan barang kebutuhan.
7. Tata usaha
Yaitu penyelenggaraan yang tidak lepas dari kegiatan tulis menulis.
8. Perwakilan
Yaitu seseorang atau kelompok yg mempunyai kemampuan atau kewajiban bicara dan
bertindak atas nama kelompok yg lebih besar.
C. Ruang lingkup administrasi perkantoran
1. Kegiatan Kantor
a. Perencanaan perkantoran (office planning)
1) Perencanaan gedung
2) Tata ruang kantor
3) Penerangan/cahaya
4) Ventilasi
5) Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
7) Anggaran (budgeting) perkantoran
8) Standar kualitas kerja
9) Sistem informasi dan telekomunikasi
b. Pengorganisasian perkantoran (office organizing)
1) Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam
organisasi/perusahaan
2) Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan
3) Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis
pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan
c. Pengarahan perkantoran (office actuating)
1) Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap
bawahan
2) Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap
bawahan
3) Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika
karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan
4) Penyatuan visi, misi karyawan dan organisasi
5) Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar
komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar
6) Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan
d. Pengawasan perkantoran (office controlling)
1) Penggunaan peralatan dan perabot kantor
2) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
3) Kualitas pekerjaan kantor
4) Pelayanan kantor
5) Waktu
6) Biaya perkantoran
2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran
a. Lokasi kantor
Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor:
1) Faktor keamanan
2) Faktor lingkungan
3) Faktor harga
b. Gedung
Faktor yang perlu diperhatikan:
1) Menjamin keamanan dan kesehatan karyawan
2) Memiliki fasilitas yang memadai
3) Harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan)
c. Peralatan
1) Perabotan kantor (office furniture): meja, kursi, rak, laci-laci, dll
2) Perbekalan kantor (office supplies): kertas, pena, tinta printer, penghapus dan
peralatan habis pakai lainnya
d. Interior
Adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja
dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela, dan hiasan
kantor
e. Mesin-mesin kantor
Disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor
D. Peran dan Karakteristik Administrasi Perkantoran
1. Peranan administrasi perkantoran
Dalam kamus bahasa Indonesia susunan WIS Porwardarminta, peranan asal kata
“peran” artinya sesuatu yang menjadi bagian atau yang memegang pimpinan.
Pekerjaan kantor mempunyai peranan melancarkan kehidupan dan perkembangan
organisasi sebagai suatu keseluruhan, karena fungsinya sebagai pusat ingatan, pusat
kegiatan dan sumber dokumen. Seorang pimpinan memerlukan informasi yang
bersifat umum, yang memberikan pengetahuan secara keseluruhan tentang
perkembangan oerganisasinya. Berdasarkan uraian diatas, penulis membahas
peranan pekerjaan kantor dalam dua fungsi yaitu:
a. Bantuan bagi pimpinan (staff function)
Pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan membantu pimpinan dalam
merencanakan dan mengendalikan kegiatan organisasi. Dalam mengambil
tindakan dan keputusan, agar tepat pada sasaran.
b. Pelayanan bagi masyarakat (public service)
Pekerjaan kantor, disamping merupakan kegiatan yang berperan membantu
pimpinan dalam mengambil keputusan, kegiatan lain yang sama pentingnya
adalah melayani segenap kegiatan operatif (tugas-tugas pokok kantor), baik yang
bersifat intern maupun ekstern (pelayanan public).
Tugas-tugas pokok kantor tidak akan terlaksana tanpa adanya data dan keterangan
yang disiapkan oleh pekerjaan kantor.
Bahkan tujuan kantor tidak akan tercapai bila mana data dan keterangan yang
disiapkan kantor tidak sesuai, kurang tepat atau keliru. Peranan pekerjaan terhadap
tugas-tugas operatif umumnya bersifat pelayanan dalam penyajian segenap bahan keterangan atau warkat sebagai pusat ingatan atau sumber dukumentasi.
Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa peranan pekerjaan kantor adalah:
a. Melayani pelaksanaan pekerjaan opersional, guna membantu melaksanakan
pekerjaan induk untuk mencapai tujuan organisasi.
b. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi bagi pimpinan organisasi untuk
menetapkan keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.
c. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu
keseluruhan.
.jpg)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar